Vitaly ha migrado más de 2.500 usuarios de M365 a Google Workspace

Resumen del Caso

El equipo de Devoteam llevó a cabo un ambicioso proyecto para Vitaly, migrando 2.500 usuarios de Microsoft 365 a Google Workspace. Este proceso incluyó la transferencia de servicios esenciales como correo electrónico, contactos, calendarios y documentos almacenados en Microsoft 365. Para facilitar esta transición, se implementó un plan de gestión del cambio que incluyó formaciones personalizadas, comunicaciones continuas y encuestas de satisfacción, todo diseñado para garantizar una transición fluida y minimizar cualquier interrupción en las operaciones diarias.

Sobre el Cliente

Vitaly nació de la fusión entre Grupo Preving y Cualtis, dos líderes en prevención de riesgos laborales y salud. Sin embargo, ambas empresas usaban diferentes plataformas de colaboración: Grupo Preving ya operaba con Google Workspace, mientras que Cualtis estaba en Microsoft 365. Esto complicaba la comunicación y la colaboración entre equipos. Para mejorar la eficiencia y optimizar las operaciones, Vitaly decidió unificar a sus empleados bajo una única solución: Google Workspace. Este proceso implicó no solo la formación de más de 2.500 usuarios, sino también la migración de más de 50 TB de información, que debía completarse antes de marzo de 2024.

El Problema / Reto

El proyecto de migración presentó varios desafíos importantes:

• Plazo ajustado: Solo cuatro meses para migrar a 2.500 usuarios y transferir 50 TB de datos, lo que complicaba la planificación y ejecución del proyecto.
• Adopción de nuevas herramientas: Lograr que los usuarios adoptaran correctamente Google Workspace sin interrumpir su trabajo diario fue clave para mantener la productividad.
• Complejidad del proceso: La migración no se limitaba a mover datos; requería una planificación cuidadosa, una ejecución organizada y un enfoque claro en la formación y la comunicación con los usuarios.

Para afrontar estos desafíos, Vitaly confió en el expertise de Devoteam, un socio certificado de Google Workspace, asegurando así que el proceso se llevara a cabo sin contratiempos.

El Objetivo

El objetivo principal de este proyecto era llevar a cabo la migración completa de Microsoft 365 a Google Workspace para 2.500 usuarios, asegurando una transición fluida en términos de uso, productividad y gestión de datos. Además, debía garantizarse que todos los usuarios estuvieran formados para utilizar las nuevas herramientas, reduciendo el impacto en las operaciones diarias de la organización.

La Solución

El proyecto se dividió en dos enfoques principales:

1. Migración de Datos

• Fases definidas: La migración se organizó en cuatro fases según los grupos de empleados involucrados:
  • Core IT y Personas
  • Early Adopters
  • Citación
  • Go Live
• Sincronización preliminar: Antes de iniciar, se sincronizaron los calendarios entre Microsoft 365 y Google Workspace para evitar conflictos de eventos.
• Sincronización de contraseñas: Se implementó un sincronizador de contraseñas entre Active Directory (AD) y Google Workspace, permitiendo el acceso con las mismas credenciales.
• Migración progresiva: Aproximadamente 100 usuarios se migraron en cada una de las primeras tres fases, asegurando un control constante sobre el proceso.

2. Gestión del Cambio

• Formaciones constantes: Se llevaron a cabo sesiones de formación para preparar a los empleados en el uso de Google Workspace y mantenerlos informados sobre el progreso.
• Fase Go Live: En esta fase final, se migraron los 2.000 usuarios restantes, asegurando una transición sin problemas.
• Soporte Post-Migración: Se proporcionó asistencia para resolver incidencias y ayudar a los usuarios que no fueron incluidos en las fases anteriores, asegurando que todos estuvieran completamente integrados en la nueva plataforma.

Durante cada fase, se mantuvo una comunicación constante con los usuarios para que supieran en qué punto del proceso estaban. Las formaciones fueron fundamentales para asegurar que la transición a Google Workspace fuera exitosa.

Cuando se finaliza un proyecto, al fin y al cabo lo que se hace es analizar qué cosas se han hecho bien y qué cosas son mejorables, y este proyecto ha tenido muchos aspectos para conseguir el éxito y uno de ellos ha sido elegir un buen partner, gracias Devoteam

Santiago Muñoz Subdirector Nacional de Tecnología

La Metodología

Dada la magnitud del proyecto y su impacto en más de 2.500 usuarios, fue crucial tener una planificación meticulosa. Cada fase debía ejecutarse con precisión para evitar interrupciones en las actividades diarias. Además de los aspectos técnicos, se priorizó una comunicación clara y oportuna con los usuarios, informándoles sobre las fechas clave y los cambios que experimentarían.

Un desafío adicional fue el manejo del ancho de banda durante la migración. La transferencia de datos consumía muchos recursos de red, lo que podía ralentizar las operaciones. Para solucionar esto, se limitó el uso de ancho de banda durante el horario laboral y se aceleró la migración durante la noche y los fines de semana, permitiendo que el trabajo continuara sin interrupciones.

Esta estrategia de ajuste dinámico del ancho de banda resultó clave para cumplir los plazos y garantizar la continuidad del negocio sin afectaciones mayores.

Resultados y próximos pasos

La migración a Google Workspace fue un éxito rotundo para Vitaly, resultando en múltiples beneficios clave:

• Unificación y Agilidad: La consolidación de la gestión, comunicación y colaboración en un único entorno digital eliminó las ineficiencias derivadas del uso de dos plataformas separadas. Esto permitió a Vitaly optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la coordinación interna.
• Ahorro Económico: Centralizando a 2.500 usuarios en un solo tenant, Vitaly logró una mayor capacidad de negociación con el proveedor, obteniendo precios más competitivos en las licencias.
• Maximización de Herramientas Digitales: Vitaly busca asegurar el máximo aprovechamiento por parte de sus empleados de las herramientas digitales, optimizando su uso para mejorar la eficiencia diaria. La integración de inteligencia artificial (IA) jugará un papel clave, dotando a las herramientas de nuevas capacidades que potenciarán no solo la productividad individual, sino también la colectiva.