Ethics Alert System

Hvorfor? For hvem?

Devoteam intensiverede sine forpligtelser med hensyn til etik og bekæmpelse af korruption ved at stille et whistleblowing-system til rådighed for sine medarbejdere og for alle dets interessenter (kunder, underleverandører, leverandører osv.).

Whistleblowing-systemet skal tillade ethvert offer eller vidne til nedenstående fakta at rapportere dem til en uafhængig aktør, som vil videresende oplysningerne til vores etiske varslingskomité.

De rapporter, der er omfattet af whistleblowerordningen, dækker især:

• Forbrydelser eller lovovertrædelser (herunder korruption og diskrimination).
• Alvorlig og åbenlys overtrædelse af en lov, forordning eller en international traktat behørigt godkendt af Frankrig, såsom chikane eller diskrimination.
• Overtrædelse af de forpligtelser, der er defineret af europæiske regler og af den monetære og finansielle kodeks “CMF” eller af de generelle regler for finansmarkedsmyndigheden “AMF”.
• Udvisning af enhver adfærd eller situation, der er i modstrid med koncernens adfærdskodeks eller vores chartre, især antikorruption, vedrørende fakta om bestikkelse eller påvirkning.

Ethvert brud, der rapporteres gennem vores etiske alarmlinje, vil blive undersøgt af gruppens etiske varslingskomité.

Anonymitet & Fortrolighed

Whistlebloweren kan beslutte ikke at afsløre sin identitet: Vedkommendes anonymitet vil blive bevaret.

Devoteam har valgt en ekstern mekanisme til at samle rapporter for at maksimere dens effektivitet og sikre fuldstændig fortrolighed omkring de skridt, som whistlebloweren tager.

Vores eksterne serviceudbyder optræder uafhængigt af koncernen, og giver dig mulighed for at foretage en anmeldelse på en fuldstændig anonym og fortrolig måde. Den sender de anonymiserede oplysninger til Group Ethics Alert Committee.

Koncernen beskytter whistleblowere, især mod potentielle gengældelseshandlinger eller disciplinære sanktioner, og sikrer, at deres identitet holdes strengt fortroligt, uanset om personen er en ansat i koncernen eller en tredjepart.

Ethvert misbrug af Ethics Alert Line kan resultere i retsforfølgelse eller sanktioner.

Operation

Databeskyttelsespolitik

Devoteam-gruppen lægger stor vægt på databeskyttelse og fortrolighed og overholder bestemmelserne i den europæiske forordning “om beskyttelse af enkeltpersoner med hensyn til behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne data” (EU-GDPR) og til de gældende nationale bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger.

Før du indsender en advarsel, beder vi dig omhyggeligt at læse denne databeskyttelsesinformation.

Formålet med whistleblowing

Mekanismen oprettet af Devoteam gennem EthicsPoint-platformen til indsamling af rapporter, i fuld sikkerhed og fortrolighed, vedrørende brud på de etiske adfærdskodekser og overholdelse af koncernen eller dens datterselskaber med advarsler vedrørende de områder, der er omfattet af lov nr. 2016-1691 af 9. december 2016 om gennemsigtighed, bekæmpelse af korruption og modernisering af økonomisk aktivitet (kendt som “Sapin II”-loven) og ved lov nr. 2017-399 af 27. marts 2017 om forælderens årvågenhedspligt virksomheder og ordregivende virksomheder, som specificerer den juridiske ordning, der gælder for indberetninger og beskyttelse af whistleblowere.

Ansvar for systemet

CSR- og revisions- og virksomhedsintern kontrolafdelingen i Devoteam administrerer etikalarmsystemet. Den kan kontaktes på følgende adresse:

Devoteam
CSR direktør
4° gulv

Streng fortroligt
73 Rue Anatole Frankrig 92300 Levallois-Perret

Platformen administreres af en global specialist i outsourcede etiske alarmlinjer, NAVEX GLOBAL UK LIMITED, baseret på: Vantage West, 4th Floor, Great West Road, Brentford, TW8 9AG, Storbritannien.

Indsamling af personlige data

Ved at indsende en advarsel gennem EthicsPoint-platformen, indsamles flere personlige data og oplysninger:

• dit navn, hvis du oplyser din identitet;
• din status som ansat i Devoteam SAS eller datterselskabet af den pågældende koncern, din status som ekstern medarbejder, som lejlighedsvis ansat i forbindelse med Devoteam SAS eller datterselskabet i den pågældende koncern;
• dit forhold til en tredjepart, hvis du oplyser det;
• de handlinger, du gerne vil gøre gruppens ledelse opmærksom på;
• den persons navne, du nævner i din rapport, og andre personlige data, der vedrører dem.

Fortrolig håndtering af alarmer

Indberetninger behandles altid strengt fortroligt. Den etiske varslingskomité analyserer advarslens antagelighed, diskuterer med whistlebloweren og udfører de handlinger og undersøgelser, som den konkrete sag kræver, indtil den afsluttes.

Enhver person, der har adgang til databasen, skal sikre streng fortrolighed.

Oplysninger om den eller de personer, der er berørt af indberetningen

Den person, der er nævnt i en indberetning, skal informeres om personoplysninger vedrørende ham eller hende, der optræder på platformen. Han eller hun har ingen oplysninger til at identificere whistlebloweren.

Hvis det er nødvendigt med sikkerhedsforanstaltninger, især for at forhindre ødelæggelse af bevismateriale eller med henblik på en undersøgelse, kan denne persons oplysninger bruges efter vedtagelsen af ​​disse foranstaltninger i overensstemmelse med de gældende lovbestemmelser.

De registreredes rettigheder

I henhold til de gældende databeskyttelsesbestemmelser skal whistlebloweren og den eller de personer, der er berørt af advarslen, have ret til information, adgang og berigtigelse, sletning og modsigelse mod behandling af personoplysninger om dem.

Når retten til at slette gemte informationer påberåbes, undersøger Den Etiske Varslingskomité, om de lagrede data stadig er nødvendige for at behandle en advarsel. Data, der ikke længere er nødvendige, slettes.

Hvis retten til at gøre indsigelse påberåbes, undersøger Etisk Varslingskomité hurtigt, i hvilket omfang der ikke længere er legitime og tvingende grunde til den behandling, der går forud for den registreredes interesser, rettigheder og friheder, eller for konstateringen, udøvelsen eller forsvar af juridiske rettigheder. Whistlebloweren og den eller de personer, der henvises til i indberetningen, har dog ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed.

Varighed af opbevaring af personoplysninger

Personoplysninger opbevares i den varighed, der er nødvendig for verifikation og undersøgelse af advarslen, eller som fastsat i den gældende lovgivning. Når advarslen er blevet behandlet, destrueres disse personoplysninger inden for to måneder efter lukning. Den anonymiserede advarsel arkiveres i overensstemmelse med gældende love.