Når det kommer til digitale transformationer, er potentialet stort, men det samme er risikoen for fejlskud. For WSP Danmark var god forandringsledelse nøglen.
WSP er en af verdens største rådgivervirksomheder med flere end 55.000 medarbejdere over hele verden – 500 af disse i Danmark. For WSP Danmark er systemunderstøttelsen af økonomistyring af projekter kritisk for virksomhedens styring og profitabilitet.
Derfor besluttede WSP Danmark i 2021 at gennemføre en påtrængende effektivisering af arbejdsgangene, da det eksisterende ERP-system var kendetegnet ved meget begrænset projektfunktionalitet. Over tid havde man bygget mange manuelle og arbejdstunge arbejdsgange op omkring systemet for at kompensere for dets mangler.
I forbindelse med den danske implementering af Visma PX, har WSP Danmark arbejdet tæt sammen med Devoteam. Devoteam har stået for projektledelse af systemkonfigurering og integrationer samt dokumentering af alle processer og rollefordeling. Derudover har Devoteam været ansvarlig for test af systemet, migrering af data samt selve forandringsledelsen.
Undersøgelse blev projektets kompas
For digitale transformationer som den, WSP Danmark stod overfor, taler fakta sit eget tydelige sprog. Af alle de projekter, der sættes i søen, er det under 30 procent, der kommer i mål med de intentioner, der blev sat for dem. For de resterende 70 procent er det typisk organisationens parathed, kompetencer eller motivation, der er udslagsgivende for, at et projekt bremses undervejs eller aldrig kommer helt i mål.
Forud for projektet gennemførte WSP og Devoteam derfor en undersøgelse af forandringsparatheden gennem spørgeskema og interviews. Her blev det tydeligt, at medarbejderne var klar til den nødvendige digitale transformation.
”Vi kunne se, at der var en stor træthed i organisationen i forhold til det nuværende system, og som en naturlig følge heraf en stor parathed til at indføre et nyt system. Det gav os naturligvis det helt optimale udgangspunkt for projektet velvidende, at man aldrig kommer sovende til en succesfuld implementering,” fortæller Ingeborg Nordviken Kristiansen, CFO i WSP Danmark og projektets sponsor.
For selvom Visma PX var den rigtige løsning til WSP Danmark, kunne projektet stadig slå fejl, hvis der ikke viste sig at være opbakning og motivation fra medarbejderne i processen fra strategi til drift.
”Vi var faktisk lidt i tvivl om, hvor stor en rolle forandringsledelse skulle spille, inden vi gik i gang med projektet. Vi var langt mere fokuseret på selve systemet og integrationen af det. Heldigvis pegede undersøgelsens resultater os i en anden retning. Forandringsledelsen har været fuldstændig afgørende for, at vi er kommet så godt i mål,” fortsætter Ingeborg Nordviken Kristiansen.
Da WSP Danmark havde mislykkede it-projekter i bagagen, gav undersøgelsen samtidig Devoteam et nødvendigt overblik over de vigtigste opmærksomhedspunkter i forhold til den aktuelle opgave. Eksempelvis blev det tydeligt, at WSP Danmark ved tidligere projekter ikke havde haft tilstrækkeligt med fokus på den organisatoriske implementering.
Kernefortællingen er ankeret
Umiddelbart efter forandringsparathedsundersøgelsen udarbejdede WSP Danmark og Devoteam i samarbejde den kernefortælling, der blev selve ankeret for forandringsledelsen.
”Da forandringsprocesser utvivlsomt påvirker den enkelte i et eller andet omfang, har det stor betydning, at der skabes en forståelse af, hvorfor og hvordan arbejdsgangene bliver ændret med Visma PX. Derfor er kernefortællingen uvurderlig, når man skal lykkedes med at skabe en forandring. Den er med til at skabe tryghed og troværdighed,” fortæller Karin Fiskers, Management Consultant i Devoteam.
Kernefortællingen satte retningen for kommunikationen og de aktiviteter, der skulle forberede organisationen og medarbejderne på forandringen. Forud for go-live introducerede man blandt andet en brugervenlig intranetside, der samlede al information om det nye system ét sted. Videoer, manualer og chatgrupper med det formål at gøre organisationen klogere på alt fra systemets funktioner til den ændring, det ville medføre for det daglige arbejde.
”Vores Visma PX-intranet er en af de ting, jeg er mest tilfreds med. Der har været god trafik både før og efter go-live, og der er ingen tvivl om, at vores kampagner undervejs har båret frugt i forhold til at ramme målgruppen med vigtig information og skabe de rette rammer for vidensdeling,” siger Ingeborg Nordviken Kristiansen.
Ingeborg Nordviken Kristiansen er dog meget bevidst om, at kernefortælling, undervisnings- og kommunikationsaktiviteter ikke kan fjerne alle frustrationer og modstand. Men hun tror på, at det kan være med til at skabe forståelse.
”Forandringer handler om mennesker, ikke maskiner. Derfor har jeg også fra start set det som utrolig vigtigt, at vi gjorde vores bedste for at skabe følgeskab på tværs af organisationen. Og for mig handler følgeskab om at invitere folk ind og være åben.”
Ambassadører baner vejen
Udover at WSP Danmark allerede ved opstart dedikerede en fuldtidsressource til at håndtere forandringsledelse, blev der samtidig etableret en referencegruppe bestående af medarbejdere og ledere fra forskellige afdelinger og lokationer. Det har sikret god forankring og ejerskab.
”Referencegruppen har i høj grad været vores øjne og ører ude i organisationen, og som vores pejlemærker har vi kunne sparre og teste vores ideer hos dem. Derudover har de hjulpet os med at oversætte nødvendigheden og formålet med den nye teknologi overfor medarbejderne. På den måde har vi forsøgt at skåne resten af organisationen, men samtidig forsøgt at inkludere deres feedback på forskellige dele af processen,” fortæller Ingeborg Nordviken Kristiansen.
En succesfuld transformation involverer nemlig hele organisationen, det er ikke blot et afgrænset it-projekt. Hos WSP Danmark var man klar over, at især lederne var en værdifuld ressource.
”I det daglige søger vi råd og vejledning hos vores ledere, og som medarbejdere er vi opmærksomme på, hvad de prioriterer. Fordi det lederne prioriterer, smitter af på vores egen adfærd. Derfor gjorde vi meget for at sikre, at lederne var et par skridt foran selve implementeringen, så de dels kunne gå forrest, og dels var klædt på til at kunne håndtere medarbejdernes spørgsmål og reaktioner,” siger Karin Fiskers.
Ifølge Karin Fiskers har også sponsoren spillet en stor rolle i arbejdet med at sikre den organisatoriske adoption og implementering af det nye system. Når sponsoren tager sin rolle alvorligt, kan vedkommende være med til at rydde sten af vejen, som ellers kan have store konsekvenser for projektets succes.
Et vigtigt værktøj i organisatorisk implementering er, at der løbende bliver målt på engagementet i projektet samt måling på den ændrede adfærd. Alt dette for at få en indikation af, om man er på rette vej med den organisatoriske implementering og med en succesfuld adoption af de nye arbejdsgange og det nye system.
”I projektet er der kontinuerligt blevet målt på interessen i projektet ved fx deltagelse i møder og undervisning samt hvor mange har deltaget aktivt i kampagner, brugt intranettet, supporten mv. Efter go-live har vi målt på, hvor godt det går med adoptionen af den nye måde at arbejde på. Data er vigtigt, fordi vi med data kan vi fremelske adfærd og klæde lederne på, så de ved, hvor de skal følge op,” siger Karin Fiskers.
Netop projektets succes kan der ikke herske tvivl om. WSP Danmarks nye ERP-system Visma PX gik i luften til tiden, og feedbacken fra medarbejderne har været positiv – alt sammen takket være en god organisatorisk implementering og selvfølgelig et godt system, som passer til organisationens behov.