“Data skal være i hænderne på dem, der skal bruge det”, fortæller Michael Midtgaard, der er chef for Risk & Valuation i ATP Ejendomme. Gennem det seneste år har han stået i spidsen for en ny måde at arbejde med data og automatisering på hos ATP Ejendomme. Det har ført til en mere datadrevet økonomifunktion, der i dag laver kvartalsrapportering på få dage, og har givet organisationens Asset Managers en mere detaljeret indsigt i driften af deres ejendomme. Det har rustet ATP Ejendomme til at konkurrere på et marked med stigende konkurrence fra internationale spillere og stigende krav til at forstå kundernes behov.
“Gør økonomifunktionen mere datadrevet!”
Da Michael Midtgaard trådte ind ad døren hos ATP Ejendomme i foråret 2020, var der særligt én udfordring, som ledelsen forventede, at han kom med en løsning på: “Hvordan får vi en mere datadrevet økonomifunktion, og hvordan bliver vi en mere datadrevet organisation som helhed?”
Michael Midtgaards svar på den udfordring var at etablere et data-setup, hvor værktøjerne til at arbejde med data blev placeret i hænderne på de medarbejdere, der rent faktisk skulle arbejde med data fra et forretningsmæssigt perspektiv, frem for at give ansvaret til en isoleret BI- eller IT-afdeling.
Valget faldt på no-code værktøjet Alteryx til at samle og krydse data på tværs af mange forskellige kilder, og det ligeledes kodefri program Power BI, som blev brugt til visualiseringer.
Efter et kort oplæringsforløb med hands-on oplæring i programmerne, var de første dashboards og data flows allerede en realitet efter nogle få måneder i økonomiafdelingen, som var første afdeling, der var i fokus.
Faktisk vil jeg mene, at vi først er i mål, når vi kan afinstallere Excel fra alle maskiner
Michael Mose Midtgaard
Head of risk and valuation, ATP Ejendomme
Ud med manuelle processer – ind med automatiseret rapportering
Det første indsatsområde i Michael Midtgaards samarbejde med Devoteam Data Driven (tidligere Inviso by Devoteam) var at finde en måde at effektivisere og automatisere den faste kvartalsvise rapportering til bestyrelsen.
“Vi brugte en del tid hvert kvartal på at lave rapporter”, fortæller han. “Det var naturligvis et område, som jeg var interesseret i at se nærmere på. Dels for at frigive tid og dels for at sikre konsistens i rapporterne.”
Ved at kortlægge processerne i den kvartalsvise rapportering og overføre så mange som muligt af dem til automatiserede flows i Alteryx, blev det muligt at reducere mængden af tid brugt på at lave rapporter til få dage hvert kvartal. Uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Det betyder, at ATP Ejendommes økonomiafdeling i dag kan bruge meget mere tid på at udfylde rollen som forretningspartner for resten af organisationen, og bruge sin viden og indsigt til at drive forretningen videre mod næste strategiske mål. Samtidig har de skåret antallet af sider i rapporterne ned per. kvartal, så kun de relevante informationer er med.
Ved at automatisere rapporteringen og vise den i dashboards, bygget i Power BI med input fra Alteryx, har ATP Ejendomme reduceret den tid, der bliver brugt til kvartalsvis rapportering markant. Det har frigivet tid i økonomiafdelingen til business partnering.
Når det kommer til data, har vores branche nok ikke rykket sig særlig meget, fordi der ikke har været et behov for at blive mere digitale før nu.
Michael Mose Midtgaard
ATP Ejendomme
Kan vi blive klogere på vores kunder?
Men arbejdet med at gøre ATP Ejendomme til en datadrevet organisation stoppede ikke ved at automatisere kvartalsrapporteringen. Michael Midtgaard fortæller:
“Når det kommer til data, har vores branche nok ikke rykket sig særlig meget, fordi der ikke har været et behov for at blive mere digitale før nu.
Historisk har der nok været en tendens til lægge fokus på totalafkastet, dvs. driftsresultatet, plus effekt af værdireguleringer. Med andre ord: man har ofte betragtet ejendommene som rene investeringsobjekter og ikke for alvor været orienteret mod driften.”
At den udvikling er ved at vende, skyldes blandt andet, at konkurrencen er steget. Særligt inden for erhvervsudlejning i København, hvor flere udenlandske investorer også er kommet på banen.
Derfor er det vigtigt for ATP Ejendomme også at kunne drifte sine ejendomme, så kunderne er tilfredse og tomgangen bliver reduceret. Det sker blandt andet ved at ændre måden, man bruger og analyserer det data, som allerede bliver indsamlet om ejendommene, men som tidligere manglede at blive operationaliseret.
“For at kunne være tæt på kunderne og tæt på markedet og forstå, hvad der sker, har man behov for data”, fortæller Michael Midtgaard og fortsætter: “ATP Ejendomme har en lidt længere horisont end så mange andre ejendomsejere. Derfor er det vigtigt, at vi også optimerer driften, således at vi både gør kunderne tilfredse og skaber et afkast til glæde for alle danskere. Vores fokus er således bredere end blot det cashflow, der opstår, når ejendomme bliver solgt. Vi fokuserer også på at have tilfredse kunder, som bliver ved med at være kunder hos os. Med en datadrevet tilgang kan vi bedre levere på den ambition”.
Hvad vil man gerne have data til at fortælle?
“I ejendomsbranchen er der mange, der bruger ét bestemt system (‘Unik Bolig’, red.), som indeholder rigtig mange gode data. Men det er relativt svært at få data ud og krydse den, eller tage et andet snit end det, der lige er lagt ind i vores ERP-system. Det krævede, at vi gik ind i systemet og trak data ud i et excelark – eller bad en controller om at gøre det – og så kunne man modellere det derfra. Det er ikke effektivt, og det gør det svært at lære af hinanden”, fortæller han.
Derfor udformede ATP Ejendomme og Devoteam Data Driven et mål om at lave et dashboard i Power BI hvor brugeren, der havde brug for mere data om en ejendom, nemt kunne se det. Samtidig skulle det også vise ejendomme, der mindede om hinanden, og gøre det muligt at benchmarke driftsresultatet, så det blev nemmere at se, hvor der er potentiale for at gøre det bedre.
Dashboardet blev også sammenkørt med data fra EjendomDanmark, der hvert kvartal indsamler data om tomgangsniveauer, lejeniveauer, etc. på tværs af hele markedet.
Med de nye dashboards fik ATP Ejendommes Asset Managers (der hver især har en portefølje af ejendomme, de er ansvarlige for) nemt og hurtigt overblik over ting, som før kunne være sværere at finde de opdaterede fakta om. Det var blandt andet data om, hvor mange kunder de har, hvor mange kvadratmeter, hvornår lejekontrakterne løb ud, og meget mere. Ved at kombinere det med data fra CVR-registeret og EjendomDanmark, kan de enkelte Asset Managers nu se, hvor der kan være behov for en ekstra indsats, eller spotte tendenser inden for de forskellige brancher.
“Vi er i mål, når vi kan afinstallere Excel”
Med automatiseret rapportering og nye, databaserede indsigter i kundernes behov er ATP Ejendomme kommet et skridt tættere på at blive en datadrevet organisation. Men rejsen stopper ikke her. “Uanset hvilke typer opgaver man sidder med, er det vigtigt, at man har den enkelte bruger til at sidde så tæt på data som muligt – med de rigtige værktøjer. Faktisk vil jeg mene, at vi først er i mål, når vi kan afinstallere Excel fra alle maskiner”, afslutter Michael Midtgaard med et smil.
Får din virksomhed nok ud af jeres data?
Devoteam kan også hjælpe din virksomhed med at få mere værdi ud af jeres data. Kontakt os via knappen herunder, så finder vi et tidspunkt vi kan tage en uforpligtende snak om dine dataudfordringer.