For Mazanti-Andersen var samarbejdet med Devoteam startskuddet til en progressiv og udviklingsorienteret it-løsning. En velafprøvet model sikrede en ukompliceret proces.
I november 2021 iværksatte advokatfirmaet Mazanti-Andersen processen med at udvælge en ny IT-driftsleverandør. Målet var, at en aftale skulle indgås senest i marts 2022, så opsigelsesfristen for den eksisterende aftale kunne imødekommes uden yderligere omkostninger.
Den opgave tilfaldt Devoteam, der har stået i spidsen for at styre udvælgelsesprocessen herunder udfærdige udbudsmateriale ud fra et D17-kontraktgrundlag, gennemføre og lede udbuddet samt fungere som rådgiver igennem hele processen.
”Vi ønskede en professionel bistand fra en ekstern partner, der havde erfaring med at styre en IT-udbudsproces fra a-z, og som kunne bistå med specialister med kendskab til markedet og de specifikke ydelser. Devoteam lykkedes med at sætte hele processen på formel, hvilket har været utrolig værdifuldt – ikke kun for forløbet men også for det endelige resultat,” siger Thomas Bitsch Jørgensen, COO i Mazanti-Andersen.
En velsmurt maskine
For Devoteam var et udbud af denne karakter ikke en fremmed opgave, og konsulenthuset benyttede en velprøvet model, der sikrer, at alle afkroge afdækkes i jagten på en ny IT-leverandør.
”Forløbet med Mazanti-Andersen har været kort og intensivt, hvilket kun har kunnet lade sig gøre, fordi vi i Devoteam har en fastlagt proces for en opgave som denne,” siger Jacob Riedel, Associated Partner hos Devoteam.
Situationsbeskrivelsen er første skridt, og ifølge Jacob Riedel er det ikke en opgave, man skal undervurdere betydningen af.
”En situationsbeskrivelse kan lyde simpel, men det er en vigtig brik i det store puslespil. Situationsanalysen sætter feltet af mulige bydere og sikrer samtidig, at man ikke spilder tiden. Gennem processen får man sat fokus på de elementer, som er vigtige, ligesom man bliver bevidst om sine blinde vinkler.”
Med udgangspunkt i D17, der er en standardkontrakt for IT-drift i små og mellemstore virksomheder, blev det muligt at konkretisere processen.
”D17 har til formål at sikre et fælles afsæt hos såvel kunde som leverandør og sætter en tydelig ramme for, hvad der skal være inkluderet af ønsker, behov og løsninger i et udbud som dette. Det kan virke omfattende, men gevinsten er helt klart til at få øje på,” fortæller Jacob Riedel.
Hos Mazanti-Andersen lægger Thomas Bitsch Jørgensen ikke skjul på, at D17 var et nyt bekendtskab for advokatfirmaet.
”Vores første tanke var, at sådan en brancheaftale var skudt helt over mål. Men jeg må indrømme, at det viste sig at være enormt værdifuldt. D17-aftalen gav os et klart billede af, hvilken retning vi skulle bevæge os i og åbnede døre til muligheder, vi ikke havde overvejet.”
I Mazanti-Andersens tilfælde bestod udbuddet af fire faser. Fase 1 gav mulighed for, at et bredt leverandørfelt kunne byde ind med deres løsningsforslag baseret på D17-aftalen. Fase 2 gav fire af disse mulighed for at præsentere deres oplæg. I fase 3 blev udbudsmateriet skærpet med læringerne fra fase 2, og to leverandører blev udvalgt til at afgive et revideret tilbud og præsentere dette. I fase 4 blev den endelige aftale forhandlet på plads, og referenceverifikation af leverancekvalitet og samarbejde blev undersøgt.
Fra IT-drift til forretningsudvikling
Den endelige aftale giver i væsentlig grad Mazanti-Andersen fleksibilitet i leverancen og driften af de anvendte services, så aftalen løbende følger de aktuelle forretningsbehov. Samtidig er der indbygget en kontinuerlig performanceoptimering kombineret med høj driftssikkerhed for at sikre, at aftalen imødekommer en optimal og sikker udnyttelse af den fortsatte tekniske udvikling af soft- og hardware. Den daglige support er opbygget med brugerne i centrum og foregår i tæt samarbejde mellem Mazanti-Andersens IT-support og leverandørens support, så responstiderne reduceres mest muligt og har fokus på anvendelsen af systemerne.
Undervejs i forløbet har Devoteam involveret forskellige typer af specialister, som har været med til at sikre såvel de store linjer i aften men også de mere specifikke og meget tekniske detaljer. Derudover har en del af Devoteams arbejde været at gennemgå referencer.
”En stor del af vores rolle har været at give Mazanti-Andersen ro i maven, så de kunne tage beslutningen om en ny it-leverandør på et godt og informeret grundlag – inden for deadline. Og det synes jeg, at vi er lykkedes godt med,” siger Jacob Riedel.
Thomas Bitsch Jørgensen og Mazanti-Andersen har da også kun rosende ord tilovers for Devoteam:
”Det har været et rigtig godt forløb, og jeg er ikke sikker på, at vi var endt, hvor vi er uden Devoteam. Vi ønskede os en betroet partner, der kunne fungere som vores forlængede arm og bistå med alt fra projektledelse til sparring om meget tekniske detaljer. Det fik vi, og overgangen til vores nye IT-leverandør er foregået problemfrit.”