Når strategien har et eksekveringsproblem – brug Contract Management

Eksekvering af strategier er det største problem for virksomhederne. Contract Management kan levere værdifulde indsigter, der kvalificerer eksekveringen og forbedrer strategiens langsigtede succes.

Begrebet strategi er et af de mest anvendte i både private og offentlige virksomheder. Der tales og udarbejdes strategier inden for alt fra digital transformation over vækst til bæredygtige initiativer. Men ingen strategi er bedre end sin eksekvering. Som Thomas Edison bemærkede: “Vision without implementation is just hallucination.” 

Desværre fejler de fleste virksomheder på dette område. Det er vores erfaring i Danmark og ligeledes en kendsgerning i resten af verden. Ifølge Harvard Business Review (HBR) viser en undersøgelse blandt 400 globale CEOs, at eksekvering er deres problem nr. 1, foran udfordringer som innovation og vækst. Artiklen “Why Strategy Execution Unravels – and What to Do About IT” af Donald Sull, Rebecca Homkes & Charles Sull kan du finde i Harvard Business Review, marts 2015.

I en anden artikel om samme emne bemærker HBR, at de endnu har til gode at møde en leder, der mener, at de er dårlige til strategi, men gode til eksekvering. Artiklen hedder “How to Move from Strategy to Execution” er skrevet af Tomas Chamorro-Premuzic & Darko Luvic og publiceret i Harvard Business Review, juni 2022.

Det er relativt nemt at udforme en strategi på papiret, men en helt anden udfordring, når disse tanker skal omsættes til virkelighed. Det gælder især med hensyn til digital transformation, som kræver hastighed, præcision og fleksibilitet i eksekveringen. Ledelsen undervurderer ofte, hvad implementeringen reelt kræver i form af investeringer, organisatoriske ændringer, teknologisk indsats, forandringsledelse osv.

Læs også: Digitaliseret kontraktsegmentering øger den strategiske værdi

Contract Management leverer et reality check

For at en strategi kan lykkes, er det afgørende, at den er baseret på realistiske forudsætninger. Her spiller Contract Management en væsentlig rolle ved at bidrage med værdifulde indsigter, som måske kan afgøre strategiens skæbne. Contract Management kan levere et grundigt reality check, som kun få andre discipliner kan. 

I kraft af sin tværfaglige karakter besidder Contract Management viden om en bred vifte af strategisk vigtige områder som forretningsbehov, økonomi, IT og jura. Det betyder, at Contract Management-funktionen er i stand til at levere kvalificeret input, der rækker ud over traditionel Contract Management og berører en lang række vigtige forretningsområder, som illustreret i nedenstående figur.

Definer den strategiske spilleplade

Contract Managements viden kan bruges på flere måder i strategiprocessen. Den mest oplagte handling i forbindelse med udarbejdelse af en strategi er at definere organisationens udgangspunkt. Det vil sige organisationens aktuelle handlingsmæssige ståsted herunder både begrænsninger og muligheder. 

Dette udgangspunkt findes i kontrakten. Alle kontrakter indeholder forpligtelser, der både vedrører kunde/leverandør-forholdet og hele organisationen. Derfor udgør kontrakten den strategiske spilleplade.

Samtidig er det vigtigt at understrege, at Contract Management ikke kun har kontraktteknisk ekspertise, men også kommerciel indsigt, såsom viden om, hvad markedet kan byde ind med, og om dette er i overensstemmelse med organisationens ønskede strategi. 

Konkret vil Contract Management kunne bidrage med afklaring af spørgsmål som:

• Har vi tidligere prøvet noget lignende?
• Hvilke investeringer er påkrævet i infrastruktur, systemer og kompetencer?
• Hvilke forpligtelser er vi bundet af i vores kontrakter?
• Er vi organiseret på den rette måde?
• Kan vores leverandører levere det ønskede, og under hvilke vilkår?
• Hvad er de økonomiske konsekvenser ved at skifte leverandør og indgå en ny kontrakt?

Eksempler på Contract Managements strategiske værdi

Det er Devoteams erfaring, at Contract Management tydeligt giver strategisk værdi. Nedenfor har vi beskrevet en række eksempler.

Strategisk håndtering af teknologisk gæld

En organisation havde et ønske om at udvikle en strategi for at afvikle sin teknologiske gæld. Contract Management foretog en analyse af de forretningsmæssige udfordringer. Dette inkluderede behovet for nye applikationer og systemer samt vurderingen af leverandørernes evne til at levere og vedligeholde disse. 

Resultatet af analysen var en handlingsplan med klare retningslinjer og processer for indkøb og leverandørstyring for at eliminere den tekniske gæld. En sådan indsigt ville ikke have været muligt uden Contract Management.

Et andet eksempel er en virksomhed, der ønskede at fremme en grøn agenda. Dette indebar en ny strategisk kurs, som omfattede samtlige områder af virksomheden, inklusiv IT, hvor både indkøb og drift skulle have et klimavenligt aftryk. Virksomheden havde imidlertid ikke taget højde for kontraktgrundlaget, hvor miljømæssige hensyn stort set ikke eksisterede.

Virksomheden stod derfor i en betydelig udfordring med at eksekvere på den nye grønne strategi, indtil Contract Management havde gennemgået samtlige kontrakter og analyseret mulighederne på lang sigt. Her var Contract Managements rolle afgørende for virksomhedens ambitioner om at omsætte deres nye visioner til eksekvering. 

Analyse af kontrakter for grøn omstilling

Contract Management kan bidrage med detailviden, der ellers risikerer at blive overset. Dette blev eksempelvis tydeligt i tilfældet med en organisation, der ønskede at spare ressourcer og forbedre sin klimavenlige profil ved at genanvende varme fra sit serverrum. På papiret en god og simpel løsning. Men en analyse fra Contract Management viste, at det ville påvirke en række tekniske og organisatoriske forhold. 

Disse omfattede forretningskritikalitet, tilpasning af produktion, lagerstyring, oppetider samt backup-muligheder. Contract Management leverede et afgørende bidrag til strategiprocessen ved at kortlægge konsekvenser af den ønskede handling samt identificere de bedste strategiske muligheder.

Der kan også være specifikke kontraktmæssige forhold, som har strategisk betydning. Eksempelvis ønskede en organisation at skifte leverandørstrategi fra multi-vendor til single-vendor – et tiltag, der ville have en gennemgribende effekt på virksomhedens drift. 

Contract Management udarbejdede en analyse af single-vendorscenariet, herunder en vurdering af risici og markedsmuligheder. På den måde havde virksomheden et godt overblik over fordelene og ulemperne ved strategien, inden den blev implementeret.

Tænk offensivt og Contract Management-by-design

Således spiller Contract Management en central rolle i ledelsens strategiarbejde. Dette rejser spørgsmålet om, hvordan denne værdifulde viden anvendes i praksis?

Det er Devoteams erfaring, at Contract Management demonstrerer sine strategiske kvaliteter bedst ved at anvende indsigter offensivt og dermed bidrage til forretningens gevinster. 

Måske er der fordele i kontrakten, som organisationen indtil videre ikke har udnyttet, for eksempel i form af datatilgængelighed. Måske kan vi kombinere en eksisterende aftale med en ny for at opnå besparelser og skabe nye udviklingsmuligheder. Måske indeholder kontrakten allerede nye aftalevilkår, der træder i kraft om et år eller to. Den strategiske spilleplade defineres af kontrakter, og vi skal udnytte potentialet.

I praksis viser de ovenstående eksempler, at den optimale udnyttelse af Contract Management bedst opnås, når disciplinen inkluderes fra begyndelsen af strategiprocessen. Hvis det ikke sker, kan der opstå uklarheder, unødvendige omkostninger og en øget risiko for, at  virksomheden ikke når sine strategiske mål. Vi anbefaler derfor at implementere Contract Management-by-design. 

Dette koncept minder om “security-by-design”, hvor softwareudvikling fra start tænker sikkerhedshensyn ind og ikke som en eftertanke. På samme måde skal Contract Management sidde med ved bordet fra første færd, når der tænkes strategisk. 

Succesrig eksekvering har måske aldrig været mere afgørende end i dag, hvor digital transformation er blevet en strategisk nødvendighed. Contract Management kan være den udslagsgivende faktor, som sikrer, at virksomheder realiserer det fulde potentiale af deres digitale initiativer.

Vi står klar til at hjælpe dig videre

Du kan læse mere om Contract Management og dens rolle i digital transformation i artiklen: Ingen digital transformation uden Contract Management. Har du spørgsmål om at komme i gang med Contract Management, er du velkommen til at kontakte os og i kommentarfeltet skrive, hvad din henvendelse handler om.