– Af Niels Adler-Nissen.
Den nye udbudslov er en gave til offentlige myndigheder, men den skal behandles varsomt og med respekt. Det er Devoteams erfaringer med udbudsloven fra 1.1. 2016, som tilbyder friere rammer for markedsdialog og forhandling.
Det er en ny situation for mange myndigheder. Nu er alt ikke længere nagelfast fra starten. Nu er der mulighed for at undersøge markedet og forhandle om den endelige aftale – og dermed få en bedre løsning til en bedre pris.
Men den nye fleksibilitet byder også på udfordringer. Processen kræver ekstra kompetencer og ressourcer hos ordregiver, der skal kommunikere med leverandører over en længere periode. Og hvis processen ikke håndteres korrekt, kan resultatet være en dårligere aftale for alle parter.
I det følgende deler vi nogle af Devoteams erfaringer fra at arbejde med henholdsvis markedsdialog og forhandling.
Markedsdialog
Udbudsloven giver en bred adgang til dialog med markedet, hvilket kan give viden om, hvad markedet kan tilbyde af muligheder og løsninger. Det er derfor givtigt at føre dialog med leverandører med henblik på at stille de rigtige krav i udbudsmaterialet.
Ligestilling og gennemsigtighed er afgørende
Ordregiveren skal imidlertid være opmærksom på, at en forudgående dialog ikke bryder med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Det er ordregiverens ansvar at sikre, at ingen virksomhed gennem markedsdialogen opnår en væsentlig konkurrencefordel i forhold til andre potentielle leverandører.
Derfor skal ordregiver ved dialog med markedet være opmærksom på følgende forhold:
- Dialogen bør foregå med flere virksomheder på markedet for at undgå favorisering.
- Alle nødvendige oplysninger skal være tilgængelige for alle interesserede virksomheder.
- Dialogen må ikke føre til, at en eller flere virksomheder opnår en væsentlig konkurrencefordel.
- De fastsatte krav skal gøre det muligt for flere virksomheder at byde.
- Viden fra tidligere rådgivning om opgaven skal gøres tilgængelig for alle.
- Der skal fastsættes en passende tilbudsfrist for at udligne den tidligere ordregivers eventuelle konkurrencemæssige fordel.
Alle eventuelle nye og relevante oplysninger, der er fremkommet i løbet af dialogen, skal gøres tilgængelig for alle bydere. Vi foreslår, at ordregiver efter endt dialog udarbejder en rapport, der vedlægges udbudsmaterialet, og dermed udligner konkurrencefordelene på de områder, som var omfattet af markedsdialogen.
Markedsdialogen kan foregå på forskellige måder. Her er to metoder, som Devoteam har erfaring med.
Markedsdialog 1: Direkte dialog
Ordregiveren indbyder leverandører til en nærmere dialog om de produktmæssige forudsætninger for udbuddet. Det vil være tilfældet, når virksomheden endnu ikke har defineret den præcise løsning og har brug for mere markedsinformation for at kunne udarbejde det rette udbudsmateriale.
Det kan for eksempel være en virksomhed, der skal have en ny netværksstruktur. Det er et komplekst spørgsmål, især hvad angår de aktuelle teknologiske muligheder. Derfor vil det give mening at indlede en præliminær dialog med markedet for at definere de grundlæggende muligheder.
Denne form for markedsdialog er en relativt ressourcekrævende proces, men i de rette situationer en god investering i opdateret markedsinformation og konstruktive leverandørrelationer.
Den typiske fremgangsmåde vil være, at ordregiver udarbejder briefing-materiale til de udvalgte leverandører og inviterer dem til en efterfølgende dialog. Briefing-materialet skal indeholde beskrivelser som:
- Formål, forløb og deltagere.
- Virksomhedens aktuelle situation og ønsker til nyt produkt.
- Spørgeskema med specifikke spørgsmål til leverandørens løsninger og kompetencer i relation til det det ønskede produkt (eller en dagsorden for mødet med liste over de emner, der ønskes behandlet).
Fælles for begge metoder er, at alt materiale, inklusive referater, skal offentliggøres og deles med andre leverandører, når udbuddet starter. Alle parter skal stilles lige.
Markedsdialog 2: Hurtig høring
Test evalueringskriterier
Det er vigtigt at være så konkret som mulig i markedsdialogen, og en god metode er at spørge virksomhederne om, hvad der differentierer dem fra konkurrenterne. Det giver specifik og brugbar ny viden til udbudsmaterialet.
Devoteam brugte eksempelvis denne metode i en markedsdialog forud for et udbud om et større WAN netværk. Ordregiveren ville gerne sikre sig, at udbuddet også banede vej for nye, innovative produkter på området som eksempelvis Hybrid-WAN og SD-WAN og åbnede derfor for en markedsdialog med udvalgte operatører. Resultaterne af dialogen indgik efterfølgende i udbudsmaterialet.
Dialogen resulterede i en konkret produktstruktur med markedskonforme krav, der umiddelbart kunne indarbejdes i udbudsmaterialet. Leverandørerne kunne således forholde sig konkret til produkterne og bruge dem som basis for en prisfastlæggelse.
Forhandling
Udbud med forhandling er en udbudsproces, hvor ordregiver får mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne med henblik på at forbedre tilbuddenes indhold, inden der afgives et endeligt tilbud.
Det er en fleksibel, men også arbejdskrævende udbudsprocedure, der kan give en række fordele for ordregiveren, herunder mulighed for at tilpasninger, der giver en bedre løsning med markedsrigtige priser.
Hvornår er udbud med forhandling relevant?
Nedenfor er der nogle eksempler på forhold, hvor udbud med forhandling kan være meget velegnet, jf. Udbudsportalen, Vejledning i udbud med forhandling:
- Ordregiver er i tvivl om, hvad markedet kan levere.
- Ordregiver er villig til at tilpasse sine krav til ydelsen.
- Indkøb af ydelser, hvor der er høj grad af priskonkurrence.
- Ordregiver er i tvivl om, hvorvidt kontraktvilkårene er markedskonforme.
- Der skal være mulighed for at undgå, at tilbud må kasseres, fordi de ikke er konditionsmæssige.
Udbud med forhandling betyder også, at parterne lærer hinanden at kende, allerede inden kontrakten indgås. Det kan være en stor fordel for det efterfølgende samarbejde, herunder at den valgte tilbudsgiver hurtigere vil kunne påbegynde en effektiv kontraktopfyldelse, fordi der ikke først er behov for en indkøringsperiode, hvor parterne lærer hinanden at kende.
Betingelser skal være på plads
Der er dog nogle betingelser, der skal være på plads, før udbud med forhandling er berettiget. Hvis prisen er den eneste parameter, er der ikke basis for forhandling. Der skal derimod være tale om forhold (jf. Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen, Hvad er udbud med forhandling) såsom:
- Kravopfyldelsen forudsætter en tilpasning af tilgængelige løsninger.
- Behovet inkluderer nye og innovative løsninger og produkter.
- Anskaffelsen skal have en vis kompleksitet som avancerede produkter eller intellektuelle tjenesteydelser.
- De tekniske specifikationer kan ikke på forhånd fastlægges tilstrækkeligt præcist.
Forhandlingsstrategi skal være langsigtet
Før ordregiver indgår i en forhandling, skal der være en klar målsætning og forhandlingsstrategi: Hvad kan der forhandlers om, og hvilket resultat går man efter, på kort og lang sigt? Det gælder ikke kun om at tvinge den laveste pris igennem her og nu, men også om et samarbejde over måske flere år. Modparten skal også have noget ud af aftalen, ellers vil det gå ud over samarbejdet og dermed kvaliteten i opgaven.
Strategien skal således ikke gå på at tryne leverandøren, men på at få et bedre tilbud – med en professionel aftale af høj faglig kvalitet. Det vil gøre ordregiver til en værdsat og respekteret samarbejdspartner, som vil tiltrække de bedste leverandører.
Det er ikke kun ordregiveren, der skal bruge ekstra ressourcer på et forhandlingsforløb, det gælder også leverandøren. Når forhandlingen er afsluttet, og en leverandør er valgt, bør virksomheden derfor sende en sober og udførlig redegørelse til de tabende parter, herunder i anonymiseret form dele de erfaringer, man har gjort sig i processen med samtlige tilbudsgivere.
Få mest ud af forhandlingen: 7 gode råd
Det kan som sagt være ressourcekrævende at gennemføre et udbud med forhandling, men med god planlægning af processen kan transaktionsomkostningerne holdes nede – både for ordregiver og tilbudsgiver. Hvis muligt, bør ordregiver reducere antallet af leverandører, der forhandles med, til højst 4.
Devoteam har gode erfaringer med at anvende disse syv gode råd:
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Pernille.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.