Af Troels Astrup, Business Director
ERP bevæger sig hastigt mod cloud og står dermed overfor sit største paradigmeskifte nogensinde. Det er en udvikling med store muligheder, men også faldgruber, hvor det gælder om at vælge de rette cloud-services og ikke mindst samarbejdspartnere. Baseret på Devoteams erfaringer, får du her vores anbefaling til en sikker rejse mod cloud-ERP.
ERP udgør i dag det teknologiske fundament i mange virksomheder. En undersøgelse foretaget af Devoteam, viser at over 80% af danske virksomheder vurderer ERP som forretningskritisk.
Lige nu gennemgår ERP det største paradigmeskifte i de over 30 år, teknologien har eksisteret: Fra lokale ERP-systemer til cloud. Forklaringen er, at cloud giver virksomheden fleksibilitet, skalerbarhed, innovationskraft, potentielt lavere TCO (Total Cost of Ownership), men vigtigst understøttelse af nye forretningsmæssige muligheder og ageren. Nu har man ikke længere alt it stående i kælderen; det svæver oppe i skyen, hvor det er nemt at ændre eller udvide systemet, hvilket er afgørende i en tid, hvor omverdenen og markedet er under konstant forandring.
Derfor ser vi i dag også en kraftig bevægelse mod cloud-løsninger både internationalt og lokalt. En undersøgelse fra Cloud Security Alliance viser, at næsten 2/3 af amerikanske virksomheder planlægger eller er i gang med at flytte deres ERP til skyen. Virksomheder i Skandinavien følger ligeledes denne trend. Markedet for cloud-baserede ERP-systemer vurderes til at udgøre 30 milliarder dollar i 2021.
Devoteam har foretaget sin egen undersøgelse blandt mere end 100 kunder i Norden. Som nedenstående figur viser, er cirka halvdelen allerede i gang med private eller public cloud, mens samtlige allerede vælger HR-systemer i skyen.
Figur 1: Nordiske kunder på vej mod cloud-ERP
ERP i skyen er imidlertid en fundamental anderledes konstruktion, teknisk såvel som kommercielt, og det udfordrer både leverandører (implementeringspartnere) og kunder. Derfor er det en stor og risikabel øvelse at skifte til et nyt ERP-setup, og vi vil i denne artikel analysere udfordringerne og levere vores bud på løsninger.
A) ERP skifter struktur: Fra modellervoks til legoklodser
Op gennem 90’erne havde ERP vokseværk, hvor alt skulle understøttes i én samlet ERP-løsning (ERP End-to-end), der løbende er blevet tilpasset og udvidet for at understøtte alle forretningsprocesser. Som konsekvens står mange virksomheder i dag med en massivt ERP-system med en lang række specialtilpasninger.
I den nye cloud-verden er strukturen grundlæggende anderledes, da omdrejningspunktet ikke længere er virksomhedens eget specialtilpassede system, men en række standardiserede løsninger/services i skyen. De forskellige funktionaliteter (økonomi, HR, etc.) tilbydes i form af forskellige apps, som kunden kan vælge imellem. Disse apps har hjemme i en suite, som systemleverandørerne tilbyder kunderne. Hvis et behov ikke kan understøttes via suiten, kan andre løsninger findes i økosystemet uden for suiten via tredjeparts services (BoB – Best of Breed systemer). Nedenstående figur viser udviklingen fra lokal ERP til skybaseret.
Figur 2: Udvikling i ERP fra one-size-fits-all til best-of-suite
Vi kan også beskrive dette historiske skifte inden for ERP på anden vis. I den gamle model var ERP som modellervoks, man bearbejdede og behandlede efter behov, og man kunne fortsætte næsten i det uendelige med at tilpasse og udvide systemet. Derfor opfatter topledelsen ofte ERP som omstændeligt med masser af specialtilpasning og dyre implementeringsforløb. I den nye verden med cloud og apps, har vi ikke længere med modellervoks at gøre, men legoklodser. Størrelse og funktion er på forhånd givet, og det gælder nu om at sammensætte den mest potente løsning for kunden blandt en lang række forskellige apps. Standard er ofte et mantra i en ERP-cloud verden.
Det er dette paradigmeskifte, der i dag udfordrer ERP. Ændringerne er omfattende og udviklingshastigheden er høj. Dette udfordrer ikke kun kunderne, men også leverandørerne. Vi har bl.a. oplevet systemleverandører, der i det intensive kapløb om at kapre kunder, har lanceret ikke flyvefærdige services og applikationer. Et eksempel herpå er frigivelsen af HR-appen, Talent, i Microsoft Dynamics 365, hvor appen blev frigivet uden en færdig integration til den øvrige ERP-suite.
Overordnet set møder virksomheder, der ønsker ERP i skyen, udfordringer på tre fronter, som vi vil gennemgå nedenfor:
- Valg af implementeringspartner.
- Valg af løsning.
- Virksomhedens interne rejse.
B) Valg af implementeringspartner er vigtigere end løsning
Det er vores erfaring, at implementeringspartnerne i mange tilfælde ikke selv er klar til ERP i skyen. Årsagen hertil er, at det er en komplet og anderledes konstruktion, teknisk såvel som kommercielt, end de har været vant til.
I den gamle ERP-verden bestod partnerens forretningsmodel primært af få, store løsninger, hvor man løbende arbejdede med at udvikle og udvide ERP-systemet, så det passede til den specifikke virksomheds behov. Derfor har implementeringspartnerne traditionelt været fokuseret på drift og udvikling af kundernes ERP-systemer. Meget af forretningen har været baseret på de mange timer, der blev brugt på at lave løsninger oven på kernen, tilpasset virksomheden. Forretningsmodellen var en timeforretning.
I cloud skal partneren ikke længere udvikle så meget, men sammensætte standardiserede koncepter til kunderne, fordi løsningerne allerede findes derude i form af suites med apps. Hertil skal de kunne anvende metoder til hurtige og standardiserede implementeringer i form af bl.a. pre-konfigurerede industri templates, ofte kaldet ”rapid implementation”. Forretningsmodellen er nu baseret på antal kunder og implementeringer.
Vi oplever f.eks. et voldsomt pres fra systemleverandørerne for at få deres implementeringspartnere til at øge volumenet af årlige nye kunder eller implementeringer, via hurtige standard og prisbillige implementeringer, fremfor få og timetunge implementeringer.
Det tager imidlertid tid at ændre forretningsmodel og tilegne sig de nye kompetencer, den kræver, og mange implementeringspartnere har ganske enkelt svært ved at følge med udviklingen. Vi så samme problematik for knap 20 år siden, da SAP skruede voldsomt op for udviklingshastigheden, hvilket førte til at partnerne ofte mislykkedes med implementeringerne. I dag oplever systemleverandører som Microsoft, at deres produkt og cloud-services nu er bedre eller mere omfattende/komplekse end de partnere, der skal implementere dem. Konsekvensen er, at hver ny kunde hos implementeringspartneren bliver en pilotkunde.
Derfor er virksomhedens valg af implementeringspartner også afgørende for succes med cloud-ERP, eller måske vigtigere end valg af selve løsning.
For at træffe det optimale valg af implementeringspartner anbefaler vi en struktureret markedsdialog med de mest oplagte emner for at undersøge partnernes kompetencer, modenhed samt tilgang til cloud-ERP. Markedsdialogen kan indeholde spørgsmål som:
- Dækker partnerens fokus og kompetencer hele den valgte ERP-suite eller kun dele af den?
- Hvilke konkrete referencer kan partneren fremvise?
- Har partneren praktisk erfaring med at have tilbudt BoB-løsninger fremfor tilretning af ERP’en?
- Har partneren praktisk erfaring med nogle af de services og muligheder, der findes i cloud som f.eks. mobile og AI?
- Hvad er partnerens erfaring med hensyn til integration (benytter man standarder eller en anden tilgang)?
- Har partneren specifikke, tilrettede implementeringsmetoder ift. cloud-ERP-projekter?
- Har partneren et tilpasset driftskoncept ift. cloud-ERP?
- Ser partneren faldgruber i forhold til den valgte cloud-ERP-suite, og kan de proaktivt støtte omkring potentielle udfordringer?
Processen for valg af implementeringspartner slutter ikke med markedsdialog. Virksomheden skal derefter i gang med en egentlig udvælgelse, hvor der formuleres specifikke krav, og systemleverandører bliver indbudt til at give deres bud på endelig løsning samt implementeringsprojekt. Her kan det anbefales at bruge meget tid med få leverandører, frem for lidt tid med mange.
C) Valg af løsning: Best of Breed og eller Best of Suite?
Vi har allerede slået fast, at ERP er forretningskritisk for langt de fleste virksomheder, og at udviklingshastigheden er høj. Derfor er vores anbefaling, at virksomheden ikke gør noget overilet, men foretager en grundig ”due diligence”, før man kaster sig over en ny løsning. Et af de mest centrale spørgsmål er spørgsmålet om retning for systemplatformen – skal det være Best of Breed (BoB) eller Best of Suite (BoS)?
Med BoB tager virksomheden udgangspunkt i sine behov og finder de løsninger, der passer bedst til hvert område, f.eks. HR, CRM, etc. Dette giver en række fordele som bred funktionalitet og hurtig implementering. Dog er ulemperne bl.a., at der kan ligge en større integrationsopgave i forhold til de forskellige BoB-løsninger, og så er der leverandørsiden, hvor virksomheden skal håndtere flere leverandører, hvilket kan være både besværligt og risikabelt.
Vælger virksomheden BoS, vil man derimod kun have én leverandør, hvis suiten indeholder samtlige moduler. En sådan alt-i-én løsning har fordele mht. integration og brugerflade, ligesom man kun har én samlet leverandør at fokusere på. BoS kommer imidlertid ofte til kort, når det drejer sig om funktionalitet, og man får ikke det bedste produkt på alle fronter, hvilket kan lede til Shadow IT. Endelig kan BoS også være mere komplekst at implementere.
Figur 3: BoS og BoB er to vidt forskellige strategiretninger
D) Den interne rejse: Klar til fremtiden
Cloud-ERP kræver ikke kun tilpasning og udvikling hos partnere og løsning, men også internt i virksomheden. Vi vil her beskrive to af de vigtigste overvejelser, strategisk teknologiudvikling og praktiske forbedringstiltag.
Når virksomheden planlægger grundlæggende ændringer i noget så forretningskritisk som ERP, er det også et godt tidspunkt at overveje den strategiske tilgang til virksomhedens fortsatte udvikling. Vi ser i disse år et skift fra forretningsdrevet til teknologidrevet, som nedenstående figur illustrerer.
Figur 4: Udgangspunkt skifter fra forretning til teknologi
Dette skift kan synes paradoksalt, når man i mange år netop har prædiket, at det var forretningen, der skulle drive udviklingen for at være konkurrencedygtig og opnå vækst. I dag er digitaliseringen så fremskreden, at det ofte er netop teknologien, der åbner op for og driver nye forretningsmuligheder.
Tag for eksempel finanssektoren, hvor det er svært at forestille sig nogen form for innovation eller produktudvikling uden teknologi som drivende kraft. Derfor giver det mening for de fleste virksomheder, at man i stigende grad tager udgangspunkt i de teknologiske muligheder snarere end kun forretningens behov.
Derudover bør virksomheden også fokusere på praktiske forbedringstiltag, der er forbundet med etablering af en ERP-cloud platform. Nedenfor ses et udpluk af centrale opgaver og opmærksomhedspunkter.
- Vær realistisk om egen formåen, kompetencer og kapacitet. Som virksomhed vil I naturligt blive en stor del af det kommende implementeringsprojekt. En tommelfingerregel siger, at kunden ofte skal gange leverandørens indsats med en faktor 1 ½ -2 for at få et billede af forventet egen indsats. Skab derfor selvindsigt omkring egen organisations kompetencer, kapacitet og kunnen. Vurder om der er der behov for assistance inden for krævende aktiviteter såsom projektledelse og change management.
- Vær bevidst om kultur og nødvendigheden af change management – det er ofte de bløde værdier, man er udfordret på! Cloud er en helt anden disciplin, og kombineret med ny ERP er det vigtigt at vurdere virksomhedens omstillingsparathed og håndtere den forandringsrejse, man typisk står overfor.
- Vær obs. på den interne it-afdeling. Hvordan er it-afdelingen blevet påvirket af, at ERP har bevæget sig op i skyen? At drive en cloud-løsning, fremfor egen on-premises løsning, vil være en stor omstilling, da det er en komplet anderledes konstruktion. Dette kan udløse et behov for at genbesøge it-afdelingens IT operating model (driftsmodellen). Løbende og ”automatiske” opdateringer er et grundelement i cloud-verdenen, men hvordan håndteres dette? Hvordan administrerer it-afdelingen langt flere cloud-selvbetjeningsservices, som blot aktiveres ved et enkelt klik ude i forretningen. Der skal findes den rette balance mellem governance og selvservice.
- Etabler det interne implementeringsteam og udpeg systemejere. Har virksomheden allerede en struktureret arbejdsgang med systemejere? Ellers er det oplagt at indføre dette i forbindelse med etableringen af den nye ERP-platform.
- Sørg for at have de rette teknologiske kompetencer. Hvilke kompetencer skal der til, og hvem er i besiddelse af dem? Cloud åbner for en vifte af teknologiske muligheder, f.eks. inden for dataanalyse og AI, der vil kunne bidrage til virksomhedens vækst. Derfor er det vigtigt at udvikle eller erhverve de nødvendige kompetencer til at udnytte disse teknologier.
Skiftet til cloud-ERP er en kompleks øvelse for alle virksomheder, og vi anbefaler derfor, at virksomheder går systematisk og velovervejet til værks ved at analysere de tre afgørende faktorer: implementeringspartner, løsning og virksomhedens egen strategi.
Vil du vide mere om ERP i skyen og vores erfaringer, er du velkommen til at kontakte Troels.