Af Sofia Riis Graae, Senior Consultant og Pernille Stege Geil, Expert Director, Devoteam
Udbud er mange offentlige organisationers dårlige samvittighed, og man ser ofte et betragteligt efterslæb med hensyn til korrekt og rettidig konkurrenceudsættelse af it-indkøb. Det kan der være mange årsager til, men uanset hvilke der gør sig gældende, kan man kun kigge fremad og hurtigst muligt igangsætte arbejdet med konkurrenceudsættelsen. Målsætningen for alle offentlige organisationer bør være en effektiv og økonomisk forsvarlig proces, der tager højde for organisationens interne forhold, og det efterfølgende arbejde der ligger i styring af kontrakten, når udbuddet er afsluttet.
En udbudsfabrik leverer gevinster på bundlinjen
Alle offentlige organisationer køber it ind, om end i meget varierende volumen. Nogle kan trække på en stor indkøbsafdeling med juridisk og indkøbsfaglig bistand, mens andre må gøre brug af de (måske) få tilstedeværende ressourcer, der muligvis hverken har de rette tekniske eller udbudsfaglige kompetencer. Ikke desto mindre gælder udbudsloven og organisationens øvrige retningslinjer for alle.
Mange organisationer har fortsat et stort oprydningsarbejde med at få styr på samtlige kontrakter i forhold til udbudsreglerne. Situationen byder imidlertid også på muligheder – når der nu alligevel skal foretages en stor mængde udbud, kan man lige så godt få sat det i system og optimere arbejdet i en ”udbudsfabrik”.
Med udtrykket ”fabrik” menes det at standardisere og optimere processer for at opnå både stordriftsfordele og et stabilt output, dvs. at der arbejdes ud fra de samme retningslinjer på tværs af hele organisationen, og at der således ikke spildes tid på dobbeltarbejde ligesom de gode processer og skabeloner genbruges og optimeres løbende.
Som det foregår mange steder i dag, er der ofte udbredt dobbeltarbejde og suboptimering, som koster på bundlinjen. It-udbud og anskaffelser er en kompleks størrelse, der kræver dedikerede eksperter for at følge trit med gældende regler og lovgivning – for ikke at tale om den enkelte organisations egne regler, der ofte kan være ligeså kompliceret at forstå for en it-projektleder, der er sat til at gennemføre et it-udbud.
En ”udbudsfabrik” sikrer, at arbejdet med fælles standarder og metoder igangsættes og implementeres i organisationen. Det medfører både en mere sikker proces og stordriftsfordele, der kan mærkes på bundlinjen. Devoteam har arbejdet med ”udbudsfabrikker” hos flere offentlige organisationer, som nu arbejder systematisk og effektivt med konkurrenceudsættelsen af deres it-kontrakter.
Udbud ender med kontrakter og påvirker dermed hele organisationen
En ”udbudsfabrik” er konstrueret ud fra præmissen, at indkøb og efterfølgende kontrakt vedrører hele organisationen og endda på flere niveauer.
Driftsorganisationen, udviklingsafdelingen og forretningen er alle afhængige af at kunne anskaffe sig den nødvendige ydelse på en transparent og effektiv måde. Når udbuddet er afsluttet, anvender økonomiafdelingen kontrakten til at sikre korrekt betaling samt opfølgning på business casen. Direktøren anvender kontrakten til vendor management og så videre. Og omvendt afspejles organisationens egne processer og fora i kontrakten – eksempelvis som i krav til samarbejdsorganisationen eller til Service Level.
Samtidig skal kontrakterne – og dermed de krav der stilles i udbuddet – selvfølgelig også være i overensstemmelse med organisationens sourcing- og it-strategi for sikre de rette anskaffelser til den rette pris – i en tid, hvor it generelt bliver stadig mere forretningskritisk for organisationen.
Udbud er således ikke en isoleret proces, men derimod et omdrejningspunkt, hvor alle tråde ender i en kontrakt. Derfor giver det også god mening at etablere strukturerede processer, en ”fabrik”, der samler alle udbud og efterfølgende behandler kontrakterne ud fra et fælles sæt regler og standarder.
Afsæt til at transformere forretningen
Figur 1: Udbudsfabrikken koordinerer og optimerer på tværs
En udbudsfabrik håndterer bl.a.:
- Etablering af organisation, der skal varetage analyse, udbud og opfølgning på udbud samt Contract Management.
- Etablering af processer og rollebeskrivelser for hele organisationen.
- Analyse af systemporteføljen og etablering af kontraktportefølje og udbudspipeline.
- Anskaffelsesstrategier.
- Konkurrenceudsættelse.
- Etablering af indkøbs- og Contract Management-håndbøger
- Etablering af sourcingstrategi.
- Kompetenceudvikling.
Fabrikken transformerer således hele organisationens tilgang til udbud og anskaffelser. Hvor udbud før var spredt ud i organisationen og måske forsømt, indgår de nu i en velsmurt maskine, der sikrer de rette indkøb og den ønskede effekt af disse anskaffelser.
En ”udbudsfabrik” er imidlertid mere end blot en metode til at gennemføre udbud. Det er også et effektivt afsæt til at transformere forretningen i retning af en mere omkostningseffektiv og professionel spiller på udbuds- og anskaffelsesområdet.
Endelig bør man ikke glemme, at et effektivt udbud også bringer sine egne iboende fordele med sig. Konkurrenceudsættelser giver mulighed for at teste markedet og sikre de bedste vilkår.
Helt efter bogen
Et af de mest håndgribelige og nyttige elementer i udbudsfabrikken er en fælles indkøbshåndbog, der kan bruges på tværs af organisationen, uanset faglighed. Håndbogen indeholder fælles definitioner og retningslinjer – for eksempel, hvad er en SLA, hvilke bilag skal bruges – således at arbejdet samlet set bliver mere strømlinet. Derudover indeholder håndbogen rolle- og ansvarsbeskrivelser, der gør hver proces så håndgribelig som mulig, og sikrer, at der ikke er tvivl om, hvor ansvaret for den enkelte aktivitet er placeret.
Devoteam har hjulpet flere offentlige organisationer med at udarbejde netop en sådan håndbog. Det er vores erfaring, at håndbogen er et værdifuldt værktøj, som kan få stor betydning for arbejdet med udbud og anskaffelser. Håndbogen sikrer, at både alle organisationens egne regler og gældende lovgivning er samlet ét sted, ligesom en detaljeret beskrivelse af processen for hver type indkøb gør det overskueligt for selv ikke-erfarne indkøbere eller udbudsjurister at gå i krig med deres første indkøb – helt efter bogen.
Vil du vide mere?
Kontakt os, hvis du vide mere om udbudsfabrikker, og hvordan en sådan kunne se ud i din organisation.