Udnyt udbudsloven – gå i dialog med markedet

På denne baggrund forventer Devoteam, at den nye udbudslov bliver en katalysator for en holdnings-ændring blandt ordregiverne, således at de i højere grad anvender markedsdialogen aktivt.

Gennemfør en dialog med markedet

At gennemføre en markedsdialog har tidligere været forbundet med usikkerhed for mange ordregivere. Nogle af bekymringerne har været:

Hvad nu, hvis man kom til at lave en fodfejl, som betød at udbuddet skulle gå om? Var det så bedre at lade være? Er der overhovedet tid til at gennemføre det?

Devoteam har længe opfordret ordregiverne til at gennemføre en indledende dialog med markedet for at afdække, hvad markedet tilbyder – især forud for de mere komplekse it-anskaffelser. Det er relevant at gennemføre markedsdialogen uanset hvilken udbudsform, man vælger (begrænset udbud, offentligt udbud, udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog). Nu har udbudsloven givet mere plads til dialogen – og det skal udnyttes. Det er ikke svært, så længe man opfører sig fornuftigt, og vigtigst af alt sikrer ligebehandling og gennemsigtighed i processen.

Er der en adfærdsændring på vej?

Vi ser ingen grund til ikke at gennemføre en markedsdialog forud for komplekse it-anskaffelser. Fordelen ved markedsdialogen er, at det giver bedre mulighed for at udforme et udbud, så scope og fokus lægges det rigtige sted, og for at sikre, at de modtagne tilbud kan blive så korrekte og målrettede til kunden som muligt. Endvidere informerer man via markedsdialogen potentielle tilbudsgivere om, at udbuddet er på vej og de forventede krav i en mundtlig dialog, som kan være bedre end den skriftlige. Fx fordi der kan stilles uddybende spørgsmål med det samme og forståelsesfejl lettere afklares på denne måde.

Det er klogt at skræddersy markedsdialogen til det enkelte udbud, og tilpasse dialogen både i omfang og tidsforbrug hver gang.

Som ordregiver på it-området skal du sørge for at have it-teknisk kompetence og bistand til at gennemføre en teknisk markedsdialog. Der skal være kendskab til markedet og den aktuelle branche.

Husk dialog – ikke monolog!

Processen for en markedsdialog skal skræddersys til det enkelte udbudsemne, og du bestemmer selv dialogen og temaerne:

• Hvad skal du have ud af dialogen?
• Handler det om at afdække et marked eller et teknologisk område, som du ikke kender i forvejen?
• Eller skal du kortlægge det aktuelle prisniveau indenfor et bestemt område eller felt?
• Hvor lang tid skal det tage?
• Hvor mange vil du invitere til en dialog?

Du bør på forhånd have forberedt og formuleret dine krav skriftligt, inden en markedsdialog igangsættes. Dette sikrer, at dit resultat bliver så tæt på dit behov som muligt, samt at alle leverandører har samme informationsmæssige udgangspunkt for dialogen. En typisk markedsdialog kan gennemføres med minimum 3 og maksimalt 5 deltagere. Husk at du som ordregiver skal afsætte ressourcer til markedsdialogen, men det vil helt sikkert være tiden værd i sidste ende, da du øger sandsynligheden for et succesfuldt udbud.

Processen for markedsdialogen kan skaleres efter behov fx:

• Drejer markedsdialogen sig om prisniveau på et bestemt område, kan dialogen begrænses til en to ugers periode med to dages dialogmøder med tre indbudte leverandører, foruden forberedelse og efterbehandling.
• Drejer markedsdialogen sig alternativt om at opnå markedskendskab indenfor et specifikt it-teknologisk område, kan markedsdialogen løbe over en længere periode med flere møder og flere indbudte leverandører.

Markedsdialogen muliggør at ordregiver kan tilpasse sine krav til en løsning i et udbud, fordi man er blevet klogere på en række områder.

Spørg markedet før du vælger evalueringsmetode

En væsentlig årsag til at gennemføre en markedsdialog er det nye krav om offentliggørelse af evalueringsmetode. Den evalueringsmetode, som du vælger at benytte, skal nu fremgå af udbudsmaterialet, som du offentliggør ved udbudsstart.

Evalueringsmetoden omfatter tildelingskriterier og dertil hørende under- og delkriterier – som vi kender det fra tidligere. Det nye er, at den evalueringsmetode som du gerne vil benytte skal beskrives fra udbudsstart og før du har set tilbuddene og valget af evalueringsmetode kan være vanskelig. Der er fordele og ulemper ved de forskellige metoder, og hvilken passer bedst til det forestående udbud?

Mange ordregivere har fokus på prisen, og opbygger et udbud som en priskonkurrence. Men hvordan sikrer du sig som ordregiver, at dit udbud også medfører den nødvendige fornyelse og har fokus nok på kvalitet?

Hvorfor ikke spørge markedet ved markedsdialogen? Ordregiver bør spørge ind til, hvilke elementer af et kommende udbudsmateriale eller priselementer, der vil fungere for de enkelte tilbudsgivere. Hvor adskiller leverandørerne på et bestemt marked sig fra hinanden? Al den viden sidder leverandørerne inde med – og det er i deres interesse at bidrage til et udbud, som passer til deres individuelle løsninger.

Ved at gennemføre markedsdialogen kan ordregiver minimere risikoen for, at et udbud skal gå om, som følge af at evalueringsmetoden ikke egner sig til vurdering af de modtagne tilbud.

Udbuddets scope kan fortsat ikke ændres i det offentliggjorte udbudsmateriale. Kravet om offentliggørelse af evalueringsmetode medfører, at ordregiver ikke som tidligere kan ændre i de ikke grundlæggende elementer – herunder evalueringsmetoden.

Figur 1: Illustration af tidsmæssig ændring af periode til fastlæggelse af evalueringsmetode, fra tidligere til nuværende udbudslov.

En misforståelse, som vi ofte hører i denne sammenhæng er, at man kan forhandle sig ud af alt. Dette er ikke korrekt. Man kan ikke forhandle om de grundlæggende elementer i et udbud, eksempelvis tildelingskriterier. En markedsdialog, som har fokus på ”dialog”, er afgørende for at sikre et scope af et udbud, som er realistisk i forhold til markedet. Dette gælder uanset hvilken udbudsform man benytter – herunder udbud efter forhandling.

Når du gennemfører en markedsdialog, hæver du sandsynligheden for at få succes i dit udbud og derfor bør muligheden udnyttes. Det er en vigtig pointe med den nye lov.