Af Pernille Stege Geil, Partner, Head of Digital Transformation
Fremtiden for AI i Contract Management er særdeles lovende, og denne artikel kigger på fordelene inden for kontraktstyring. AI kan sættes ind på en række områder, der gør indsatsen mere intelligent, effektiv og værdiskabende.
AI’s anvendelse inden for Contract Management har potentialet til at revolutionere virksomheder. Fra indgåelse af kontrakter til styring af kontraktforhold tilbyder AI-teknologi en række værdifulde fordele. I fortsættelse af den tidligere artikel om værdien af at anvende AI ved indgåelse af kontrakter ser nærværende artikel nærmere på den betydelige værdi, som AI-teknologi tilbyder i forbindelse med styring af kontrakter.
Optimeret proces og struktureret tilgang
Når en kontrakt er indgået, begynder den efterfølgende fase af kontraktstyring, hvor overholdelse af betingelserne, overvågning af ydeevne og håndtering af ændringer bliver afgørende for at maksimere kontraktens værdi og minimere risici. Traditionelt har kontraktstyring været en udfordrende opgave, især når der er tale om mange kontrakter og forpligtelser. Kontraktstyring involverer ofte komplekse kontraktdokumenter, forhandlinger, overvågning af ydeevne og håndtering af ændringer. Ved at anvende AI-baserede løsninger kan virksomheder opnå en optimeret proces, der er mere effektiv, proaktiv og datadrevet.
Ved hjælp af avancerede algoritmer og machine learning-teknikker kan AI analysere store mængder kontraktdokumenter og ekstrahere vigtige oplysninger. Det giver virksomheder mulighed for at oprette et centralt kontraktregister og opnå en mere struktureret og organiseret tilgang til kontraktstyring. Ved at have adgang til alle kontrakter og deres specifikationer på ét sted kan virksomhederne hurtigt identificere og handle på vigtige deadlines, fornyelser og krav i kontrakterne.
Proaktiv håndtering og velinformerede beslutninger
Men værdien af AI i kontraktstyring går langt ud over at være et simpelt opbevaringsværktøj. AI-teknologi kan også overvåge kontraktens ydeevne, levere realtidsdata og værdifulde indsigter. Ved at analysere data om kontraktens gennemførelse, nøglevilkår, forpligtelser og resultater kan AI identificere potentielle risici og levere tidlige advarsler samt muligheder for forbedring. Dermed kan virksomhederne proaktivt håndtere eventuelle problemer og optimere kontraktens resultater.
AI’s resultater bliver genereret i form af rapporter og visualiseringer, der giver dybdegående indsigter i kontraktens ydeevne, risikoprofiler og omkostningsanalyse. Det hjælper virksomhederne med at tage velinformerede beslutninger og identificere områder, hvor der er potentiale for effektivisering og forbedring.
De grundlæggende fordele ved AI inden for kontraktstyring er derfor:
- Øget produktivitet qua optimerede processer.
- Bedre beslutningsgrundlag med nye former for analyser og indsigter.
- Frigørelse af menneskelige ressourcer til mere strategisk arbejde.
Specifikke indsatsområder for AI til kontraktstyring
Dykker vi lidt længere ned i substansen af kontraktstyring, betragter vi – baseret på teknologiens nuværende stade – de følgende områder som mest oplagte at høste ovenstående fordele med AI.
- Automatiseret kontraktovervågning: AI kan overvåge kontraktens vigtige oplysninger og deadlines i realtid. Ved at analysere kontraktdata og identificere vigtige begivenheder kan AI sende automatiske påmindelser om fornyelse, frister for ydelse af tjenesteydelser eller betaling, og andre vigtige handlinger. Det sikrer, at organisationen er opmærksom på og opfylder sine kontraktmæssige forpligtelser.
- Identificere forpligtelser: AI kan identificere forpligtelser i kontrakten med avancerede algoritmer og naturlige sprogbehandlingsteknikker (NLP). Ved at analysere kontraktdokumenterne kan AI-systemer identificere og ekstrahere specifikke sætninger, nøgleord og vilkår, der indikerer forpligtelser og betingelser.
- Overvåge og analysere data for at sikre opfyldelse af forpligtelser: Efter identificering af forpligtelser, betingelser og vilkår i forskellige kontrakter kan AI sammenligne disse data med faktisk opfyldelse og hjælpe med at identificere afvigelser og manglende overholdelse.
- Prioritere opgaver i forhold til tidsplaner: AI kan understøtte planlægning og administration af tidsplaner for forpligtelser i forskellige kontrakter. Ved at analysere og prioritere opgaver kan AI hjælpe med at sikre, at forpligtelserne opfyldes rettidigt og i overensstemmelse med de fastsatte tidsfrister.
- Evaluere risici: Ved at sammenligne kontrakters vilkår med interne politikker, eksterne standarder eller lovbestemmelser kan AI bistå med at opdage potentielle problemer og foreslå nødvendige ændringer eller aktioner. Det reducerer risikoen for kontraktlige tvister og sikrer overholdelse af gældende love og forskrifter.
- Analysere på tværs af forskellige kontrakter og identificere trends: Ved hjælp af maskinindlæringsteknikker kan AI identificere mønstre og sammenhænge mellem forskellige kontrakter og risici. Ved at analysere et stort antal kontrakter vil AI afdække tidligere risici, der er opstået, og identificere lignende mønstre i nye kontrakter.
- Økonomistyring: Forpligtelsesstyring er tæt knyttet til økonomistyring i projekter. Med AI bliver sporingen kontraktlige forpligtelser optimeret, og projektledere kan effektivt styre projektbudgetter, spore omkostninger og allokere ressourcer i overensstemmelse hermed.
At finde balancen: Synergien mellem kunstig intelligens og menneskelig ekspertise
Det er vigtigt at understrege, at selvom AI-teknologi kan optimere kontraktstyringen, er det stadig nødvendigt med menneskelig overvågning og beslutningstagning. AI fungerer bedst som et støtteværktøj til at behandle og analysere store mængder data samt identificere mønstre og tendenser. Det er stadig op til de involverede eksperter og beslutningstagere at tolke og anvende disse indsigter i en strategisk sammenhæng.
Den hastige udvikling af teknologien har skabt bekymringer mht. datasikkerhed, reliabilitet og etiske spørgsmål, men mange af disse betænkeligheder kan blive adresseret med passende foranstaltninger og retningslinjer.
Favn revolutionen
Fremtiden for AI i Contract Management er særdeles lovende, og vi kan forvente yderligere innovationer og integrationer med andre teknologier. Virksomheder, der vælger at omfavne AI i deres kontraktadministration, vil være bedre rustet til at håndtere kompleksitet, effektivisere processer og opnå bedre forretningsresultater. Med AI som en kraftfuld allieret kan vi se frem til, at kontraktadministration bliver mere intelligent, effektiv og værdiskabende. Det er på tide at omfavne denne teknologiske revolution og udnytte dens fulde potentiale i Contract Management.
Få endnu mere inspiration fra vores Contract Management-rapport
Vil du vide mere om Contract Management, kan du downloade vores Contract Management Rapport 2023. Her får du en gennemgang af funktionaliteterne af de mest udbredte Contract Management-systemer i Danmark, samt et indblik i udvalgte kunders erfaringer og rejse med Contract Management.
Vi står klar til at hjælpe dig videre
Læs mere om AI og Contract Management i foregående artiklen om kontraktindgåelse. Hvis du i øvrigt har spørgsmål om at få løftet Contract Management med AI, er du velkommen til at kontakte Pernille Stege Geil, Partner, Head of Digital Transformation på pernille.geil@devoteam.com eller via knappen her.