Stadig flere virksomheder og organisationer har efterhånden set værdien i at implementere IT Contract Management, fordi det kan mærkes på bundlinjen. Med IT Contract Management har virksomheden et styringsredskab til at undgå mangelfulde leverancer, optimere kontrakternes værdi samt ikke mindst samle viden for at få endnu bedre kontrakter i fremtiden.
Samtidig er disciplinen dog stadig relativt ny og derfor både umoden og ustruktureret. For at højne modenhedsniveauet og mindske personfølsomheden i organisationer anbefaler Devoteam, at der altid udarbejdes en CM Håndbog, der blandt andet beskriver processer, rollefordeling og metoder. Devoteam udvikler og anvender derfor generiske metoder til IT Contract Management med tilhørende værktøjer, der sikrer ensartede og for organisationen kendte processer i alle forhold, hvor en kontrakt eller aftale er involveret.
En af de grundlæggende metoder som Devoteam anvender, er IGO-CM metoden. Metoden kan bruges inden for mange Contract Management aktiviteter, idet der findes forskellige niveauer af metoden, afhængig af kontraktens livscyklus (se også nederst i denne artikel), undersøgelsesformål og kontrakttype.
Effektivt værktøj til at gennemgå kontrakter
I det følgende vil vi beskrive en af disse metoder: IGO-CM (Input, GAP, Output – Contract Management).
IGO-CM er en metode, der taler ind i organisationen, strategisk, taktisk og operationelt, og bidrager til forretningens nyttemaksimering af kontrakten. Faserne i IGO-CM udføres derfor ofte i tæt samarbejde med den øvrige organisation, eksempelvis med projektledere, systemejere, udbudsteam, teknisk afdeling, etc.
Metoden anvendes, når virksomheden skal gennemgå aftaler og kontrakter. Den tager udgangspunkt i tre trin, der hver især anvender specifikke værktøjer til at analysere, bearbejde og illustrere den konkrete problemstilling. Den centrale proces i modellen er identisk for hver fase. Den starter med Input, fortsætter med en GAP-analyse og slutter med Output.
Input: Her indsamler vi alt materiale, der skal analyseres, for eksempel kontraktmateriale, teknisk dokumentation, skriftlig dialog, mv.
GAP: Her anvender vi et eller flere værktøjer udviklet specifikt til at måle forskellige parametre i den konkrete aftale eller kontrakt. Værktøjerne kan eksempelvis være Forpligtelsesmatrix, Leverancematrix, Mulighedsmatrix, Behovsmålbillede og Leverancemålbillede.
Output: Her samles observationerne fra GAP og bearbejdes til konklusioner og anbefalinger.
Fremgangsmåden er, at IGO-CM gentages i tre trin som vist i figuren.
Trin 1: Her analyserer vi undersøgelseskriterier, såsom hvilke leverancer eller forpligtelser kontrakten hjemler. Det kan handle om hele kontrakten eller dele af den, for eksempel vedrørende bod, exit eller overholdelse af SLA (Service-level Agreement).
Trin 2: Vi måler resultaterne fra trin 1 i forhold til de konkrete behov. For eksempel om leverandøren har levet op til sine forpligtelser, eller om kunden er berettiget til bod.
Trin 3: En afsluttende analyse, hvor vi undersøger mulighederne for at forbedre den konkrete problemstilling og kommer med anbefalinger eller risikovurdering.
I det følgende vil vi beskrive et eksempel på, hvordan metoden konkret kan anvendes.
Sådan bruger Devoteam blandt andet IGO-CM metoden
Devoteam bruger metoden i projekter, hvor det skal undersøges, om en leverandør har leveret i henhold til en kontrakt, og hvilke valgmuligheder kunden har i den givende situation.
I trin 1 tages der udgangspunkt i en Leverancematrix til at analysere de input, som skal indsamles og gennemgås. I inputfasen analyseres kontraktmaterialet inklusiv ændringsanmodninger etc., og sammenholdes med de konkrete leverancer, der har fundet sted. Analysen omhandler således allerede kendt materiale samt eventuelt resultater fra en teknisk undersøgelse. På den måde opnås et overblik over, hvilke forpligtelser der er leveret.
I trin 2 undersøges kundens fremadrettede muligheder. Det kan for eksempel gøres med et Forpligtelsesmålbillede, for at illustrere om leverandøren har levet op til sine forpligtelser. Forpligtelsesmålbilledet ser på Leverancematrixen samt på øvrigt materiale og dokumentation, som for eksempel kan være godkendelsesprøver, test, referater, mv.
I trin 3 sammenholdes observationerne fra trin 1 og 2 med baggrundsretten. Derefter kan kundens muligheder belyses, og disse indgår i den efterfølgende samlede vurdering med anbefalinger til leverandørhåndteringen.
IGO-CM er en del af Devoteams holistiske CM model
Som skrevet tidligere er IGO-CM en generisk metode med tilhørende værktøjer, der kan anvendes som en del af organisationens IT Contract Management processer. IGO-CM er koblet til Devoteams holistiske CM model, som er en model for effektive anskaffelser, og efterfølgende styring af kontrakterne, for at sikre optimal udnyttelse af anskaffelserne.
Den holistiske CM model betragter Anskaffelse og Kontraktstyring som en sammenhængende (livs)cyklus, der altid består af de samme seks faser. Fasernes omfang og varighed varierer dog afhængigt af den konkrete kontrakt.
IGO-CM kan anvendes på alle stadier i kontraktens livscyklus. Fra forberedelse af udbudsmateriale, til kontraktgennemgang forud for kontraktunderskrift, til konflikthåndtering og kontraktexit. De konkrete værktøjer i IGO-CM tilpasses naturligvis til de forskellige undersøgelsesgenstande, kontrakttyper, faser, etc.
Devoteam anbefaler desuden, som også tidligere nævnt, at der altid udarbejdes en CM Håndbog, der beskriver processer, rollefordeling og metoder.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Hulda.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder, hvis du vil vide mere om optimering af kontrakter og de dertilhørende metoder.