– Af Lise Frandsen, Principal
”Robotic Process Automation” bliver for tiden fremhævet som en ny og banebrydende teknologi, med et stort gevinstpotentiale, som kan opnås med relativt små investeringer. Men er RPA blot den nyeste hype eller er det reelt et område, som virksomhederne bør være nysgerrige på at udforske? Svaret findes i en rapport om RPA, som Devoteam og Herbert Nathan & Co. offentliggjorde i november 2017. Og det korte svar er, at RPA er en attraktiv teknologi, som mange virksomheder med fordel vil kunne anvende.
Automatisering handler i sagens natur om at bruge en maskine eller et computersystem til at udføre en opgave i stedet for et menneske, og virksomheder har automatiseret processer på forskellig vis igennem adskillige årtier.
Hvad er det nye ved RPA?
Det nye ved RPA er, at der nu findes en række dedikerede softwareprodukter på markedet, kaldet ”RPA Software”, der har samlet, integreret og strømlinet en række automatiseringsværktøjer, således at de nemt og hurtigt kan anvendes til at bygge og styre RPA-robotter med. Omdrejningspunktet i alle produkterne er et værktøj til at interagere med skærmbilleder i andre it-systemer, således at en RPA-robot kan simulere en medarbejders interaktion med et givet system. Dette centrale værktøj suppleres typisk med en række traditionelle procesautomatiseringsværktøjer – samt værktøjer til at overvåge og monitorere de frembragte robotter.
Nogle af RPA-produkterne går skridtet videre og begynder at kombinere de ovenstående værktøjer med nye teknologier som f.eks. Machine Learning. Dette er dog stadig i sin vorden i de fleste RPA-produkter (selvom deres markedsføring siger noget andet).
Koblingen af de traditionelle teknologier og værktøjer er nu slagkraftig i sig selv og det gør, at RPA kan bidrage med ikke bare væsentlige procesoptimeringer og omkostningsreduktion men med ny værdi på en række forretningsområder. Processer kan ikke blot blive automatiseret, men kvaliteten af udførelsen af processerne kan blive væsentligt forbedret.
Og potentialet for automatisering er stadig stort. Meget stort. Det antages, at RPA-markedet vil nå over 5 milliarder dollar i 2022.
Hvorfor er RPA en god løsning?
Det første skridt, når man skal i gang med RPA, er at finde ud af, hvor i virksomheden det giver mening at bruge RPA. De store potentialer ved at bruge RPA kan findes i forskellige typer manuelle processer, som udføres i et eller flere it-systemer.
En hoveddriver for at implementere RPA er et højt automatiseringspotentiale. Det ses typisk i virksomheder, som har en høj grad af regelbundne manuelle processer. Det kan være administrative back-office processer som f.eks. økonomi- eller HR-processer. Det kan også være automatisering af front-office funktioner som f.eks. håndtering af kundehenvendelser.
En anden markant driver, som vi ser i virksomheders brug af RPA, er en ufleksibel it-situation. I virksomheder med komplekse og heterogene it-porteføljer kan det være dyrt og besværligt at integrere forretningssystemer til at håndtere processer på tværs – og ofte skaber det en del manuelle arbejdsprocesser på tværs af systemerne. Her kan RPA være en hurtigere, nemmere og billigere løsning end traditionelle it-løsninger.
For begge situationer gælder det, at processerne skal være egnet til RPA. Så længe reglerne for håndteringen af processerne kan kodes entydigt, kan de automatiseres med RPA. Jo større volumen af processer der er tale om, jo større er potentialet. Jo mere manuelle processerne er, jo større er potentialet – og gevinsterne er til at føle på.
De processer, som egner sig til RPA, er karakteriseret af:
- At indebære manuelle arbejdsgange for håndtering af digitale input.
- At være regelbundne og repeterbare.
- Have høj volumen.
- Have et højt niveau af ensartethed for udførsel af processerne
- Være tidskritiske.
- Have spidsbelastningsperioder fx sæsonbetinget belastning.
Hvad er gevinsterne ved RPA?
Robotterne kan køre 24 timer i døgnet. De udfører processerne ens hver gang, og de laver ikke fejl. Øget produktion, bedre kvalitet, bedre overensstemmelse, hurtigere ”time-to-market” og øget kundetilfredshed er nogle af de gevinster, som virksomheder kan opnå med RPA. RPA-robotterne bidrager således først og fremmest til omkostningsminimering, men på kundeorienterede processer kan der også være tale om en værdioptimering.
Typiske resultater og gevinster ved RPA
Ligesom ved alle andre digitaliseringstiltag er det selvfølgelig vigtigt, at virksomheden gør sig klar, hvilke gevinster man ønsker at opnå med RPA. Hvis ikke der er styr på scope og mål, risikerer man at noget af gevinstpotentialet går tabt, eller omsættes forkert.
For eksempel kan gevinster ved et mindre behov for manuel arbejdskraft realiseres ved at skære ned på antal medarbejdere for at minimere omkostninger, eller man kan omprioritere medarbejdere til andre opgaver for at optimere værdiskabelsen for kunderne og øge kundetilfredshed.
Hvad koster RPA?
RPA-initiativer kan gennemføres med få omkostninger set i forhold til traditionel it. De er kendetegnet ved at:
- Der ikke kræves større it-ændringer til eksisterende systemer
- Investeringer til udvikling og driftopsætning er begrænsede
- Det er muligt at implementere RPA inden for en kort periode
- Ændringens organisatoriske betydning er begrænset til kun at involvere medarbejdere, der er direkte tilknyttet proceshåndtering
Der er selvfølgelig både udviklings, implementerings- og driftsomkostninger forbundet med RPA. Det indebærer blandt andet udgifter til RPA-software ligesom RPA-robotterne kræver licenser til at arbejde i it-systemer og applikationer – som enhver menneskelig bruger ville.
Hvordan implementerer man RPA?
At komme godt i gang med RPA er hurtigere end at implementere traditionelle it-systemer, og RPA-initiativer kan implementeres så hurtigt som inden for 4-6 måneder på veldefinerede processer.
RPA implementeres typisk i en agil proces for at sikre hurtige resultater, hvor teknologien bruges bedst muligt. Ofte gennemføres et Proof-of-Value for at trykteste potentialet ved initiativet og blive skarp på virksomhedens fokus og mål.
RPA initiativerne igangsættes, drives og ejes typisk af de relevante forretningsenheder, der ejer de processer som skal automatiseres. Kombinationen af ekspertise i forretningsprocesser, RPA og it er ikke desto mindre afgørende.
Forretningsenhederne forstår forretningsprocesserne i dybden, og kan vurdere både potentiale og eventuelle faldgruber fra et forretningsmæssigt synspunkt. It-afdelingens viden om virksomhedens it-portefølje, it-arkitektur, it-infrastruktur og Data Management er med til at undgå potentielle faldgruber, mens RPA-eksperter ved, hvordan teknologierne bruges og implementeres i praksis.
En RPA-implementeringsproces har typisk fem hovedaktiviteter, der ligner andre agile teknologirealiseringsprocesser
Hvordan finder jeg det rette RPA-software?
Der er masser af RPA-løsninger på markedet, både i form af dedikerede RPA-softwareprodukter og indlejrede RPA-produkter, som tilbydes som del af en større softwaresuite. Løsningerne varierer i forhold til graden af automatiseringsunderstøttelse, nøglefunktioner og værktøjer.
Hvilken løsning der passer til din virksomhed afhænger af jeres behov og de konkrete it- og forretningssammenhænge. Implementerer man f.eks. RPA robotter i interfaces, hvor brugergrænsefladen ofte ændres, er det afgørende, at man vælger noget software som kan håndtere dette, uden at RPA robotten går i stå.
Devoteam og Herbert Nathan & Co’s rapport giver en introduktion til det dedikerede RPA marked, som I kan lade jer inspirere af, når I skal afsøge muligheder for at komme videre med RPA. Du kan finde den fulde rapport her.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Mikkel.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.