– Af Dorte Nørgaard Greve, Seniorkonsulent & Nick Baltsen, Seniorkonsulent
It-omkostninger skal være gennemsigtige, hvilket blandt andet kan opnås ved at opgøre disse på enhedsomkostningsniveau. Læs her om metoder og værktøjer til at få mere ud af dit it-budget og skabe råderum til innovation.
It-omkostninger er en stigende post i regnskabet hos de fleste danske virksomheder, som det fremgår af nedenstående figur. Behovet for anskaffelse af nye it-systemer, udvikling af de eksisterende samt udforskning af nye teknologier, til blandt andet effektivisering, vokser konstant.
Kilde: Danmarks statistik. Inkluderet er alle virksomheder med mere en 10 ansatte. Hardware omfatter f.eks. computere og netværksudstyr. Øvrigt it-udstyr dækker over f.eks. telekommunikationsnetværk, alarmsystemer, GPS og audiovisuelt udstyr og forskningsudstyr. It-serviceydelser omfatter bl.a. servicekontrakter, telekommunikation.
Figur 1: Danske virksomheders it-omkostninger er støt stigende
Enhedsomkostninger skaber gennemsigtighed
It-omkostninger som en stigende post i regnskabet øger opmærksomheden hos økonomichefen, som forlanger gennemsigtighed og forklaringer på it-forbruget og it-økonomien.
Et spørgsmål fra økonomichefen til it-chefen kunne f.eks. lyde: ”Hvad koster vores e-mailservice pr. medarbejder sammenholdt med andre i branchen?” For at kunne besvare spørgsmålet med et retvisende billede af den faktiske omkostning, er it-chefen nødt til at indregne ikke bare de direkte omkostninger til e-mailservicen (f.eks. licenser), men også omkostninger til de understøttende ressourcer, der skal til for at e-mailservicen er anvendelig. Det vil sige, at den totale omkostning til e-mailservice pr. medarbejder inkluderer en andel af omkostninger fra servere, storage, netværk, licenser, arbejdskraft leveret af it-medarbejdere etc.
Figur 2: Eksempel på omkostningselementer i de samlede omkostninger til e-mailservice.
Omkostningerne til e-mailservice pr. medarbejder er blot et simpelt eksempel på en enhedsomkostning inden for it-økonomi. Flere relevante eksempler er angivet i nedenstående tabel.
Tabel 1: Eksempler på enhedsomkostninger og understøttende ressourcer
Hvad er værdien af at kende sine it-omkostninger på enhedsomkostningsniveau? Ved at se på enhedsomkostninger som f.eks. serveromkostninger pr. forretningsenhed skabes en gennemsigtighed for, hvem der forbruger de enkelte it-services, og hvordan omkostningerne er fordelt på forbrugsområder.
Sagt på en anden måde, danner gennemsigtighed på enhedsomkostningsniveau grundlag for sammenligning og validering af it-omkostninger på tværs af organisationen samt mulighed for at træffe strategiske prioriteringer på et solidt og faktabaseret grundlag, kontra en mavefornemmelse eller måske slet ingen fornemmelse.
Tilgangen er ikke ukendt, men alligevel er det vores erfaring, at det er et fåtal af it-organisationer, der i praksis bryder deres omkostninger ned på enhedsomkostningsniveau. Det er ærgerligt, fordi der findes velafprøvede metoder såvel som værktøjer til at gøre it-økonomien gennemsigtig, hvilke forklares i det følgende.
It-omkostninger skal allokeres til de faktiske forbrugere
Til at understøtte de strategiske beslutninger kan man anvende enhedsomkostninger til at udarbejde:
- Benchmarks (intern og ekstern) til sammenligning og validering af it-omkostninger
- Baselines til budgetplanlægning og business case beregninger
- Identificerede best practice eksempler til implementering på tværs af organisationen
- Showback eller Chargeback til omkostningsallokering i organisationen
Især omkostningsallokering ved Showback og/eller Chargeback er et godt værktøj til at sikre inddragelse af forretningen i de strategiske beslutninger vedrørende prioritering af it-initiativer og brug af ressourcer. Ved Chargeback faktureres forretningsenhederne efter forbrug med en intern faktura, hvor Showback blot er en visning af forbrug pr. forretningsenhed.
It-indkøb til forretningen styres eller koordineres ofte via it-afdelingen, men dette er ikke ensbetydende med at regningen for it skal lande her. Det handler ikke om ansvarsfraskrivelse fra it-afdelingen, men i stedet om at skabe gennemsigtighed og åbne forretningens øjne for it-forbruget, samt at lægge op til dialog imellem it, forretning og økonomi om effektiviseringspotentialer og prioritering af indsatser.
I praksis: Sådan skaber du gennemsigtighed i it-økonomien
Technology Business Management (TBM™) er et internationalt anerkendt og velafprøvet rammeværk, inklusiv en taksonomimodel. TBM er udviklet og vedligeholdes af TBM Council, en non-profit sammenslutning af teknologi-, økonomi- og virksomhedsledere og rådgivere.
TBM danner grundlaget for en standardiseret og struktureret tilgang til at kortlægge og skabe gennemsigtighed i organisationens it-økonomi og kan skaleres til alle organisationer uanset størrelse. Som eksempel har otte svenske offentlige myndigheder, med samlede it-omkostninger for mere end 3 mia. kr., valgt at implementere TBM som metode til at sammenholde it-omkostninger med en standard cost-model (Kilde: Apptio.com). Desuden er der flere danske virksomheder, som anvender TBM, heriblandt Novo Nordisk og PFA Pension, som har gode erfaringer med implementering og anvendelse af TBM, der har ledt til identifikation og realisering af betydelige effektiviseringer.
Grundstenen i TBM er taksonomimodellen, som er opdelt i fire lag:
- Cost Pools
- IT Towers
- Products & Services
- Business Units & Business Capabilities
TBMs standardiserede definitioner pr. lag, og dertil underliggende kategorier, anvendes til kortlægning af it-organisationens samlede it-forbrug samt -omkostninger og kan tilpasses den enkelte organisations behov.
Figur 3: TBM-model med eksempler på underkategorier til de fire lag og allokering af it-omkostninger op gennem lagene.
Implementering af TBM-taksonomimodellen giver overblik over it-omkostninger fra bunden til toppen, dvs. fra kontoplanen i økonomisystemet (hardware, software etc.) til afdelingsniveau med henblik på sammenligning i og uden for organisationen, endda helt ned på enhedsomkostningsniveau. For at opnå det rette detaljeringsniveau skal modellen, ud over økonomidata, suppleres med portefølje- og operationelle data, som anvendes til fordeling af it-omkostningerne. Har man i sin organisation ikke det nødvendige detaljeniveau i sit datagrundlag, vil man kunne benytte sig af antagelser og estimater til specificering af fordelingsnøgler.
Hele TBM-tilgangen kan naturligvis værktøjsunderstøttes, og dette bør også tilstræbes. Der findes flere muligheder til kortlægning af it-økonomien efter TBM-taksonomimodellen, som kan gøre opgaven nemmere og helt eller delvist automatiseret. Valget af værktøj bør afhænge af organisationens eksisterende værktøjsportefølje samt modenheds- og ambitionsniveau. Det kan f.eks. udmønte sig i et af følgende:
- Eksisterende BI-løsning
- Microsoft Excel
- Microsoft Power BI
- Apptio
Ovenstående digitale værktøjer kan kombineres med Robotic Process Automation (RPA) for en højere grad af automatisering, når datagrundlaget skal indsamles – f.eks. hvis der skal hentes data fra systemer, som ikke er integreret med økonomisystemet.
TBM giver effektivisering og råderum for innovation
Med en it-organisation fuldt kortlagt efter TBM-modellen er grundstenene lagt for:
- Gennemsigtige it-omkostninger som kan forklares og forsvares med fakta
- Strategisk prioritering baseret på et solidt og faktabaseret grundlag
- Baselines og Benchmarks som kan anvendes til at sammenligne it-omkostninger internt og med branchen samt til at underbygge business cases
- Showback eller Chargeback som kan anvendes til inddragelse af forretningen i dialog om effektiviseringspotentialer
Strategisk prioritering ved hjælp af gennemsigtighed i it-økonomien er ikke blot et spørgsmål om at investere i billigst og bedst. Det er i højere grad et spørgsmål om at agere økonomisk forsvarligt. Herved er det muligt at skabe råderum til mere innovation, der medvirker til forøge værdien af it for forretningen og kunderne.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Dorte eller Nick.