– Af Pernille Stege Geil, Expert Director
Kontraktopstart er en yderst vigtig fase i bestræbelserne på at sikre korrekt kontraktopfyldelse og realisering af organisationens business case. Det er her, hele grundlaget for det videre arbejde etableres og synliggøres.
Vi vil i det følgende gennemgå de efter vores erfaring vigtigste elementer i opstarten:
- Nedbrydning af kontrakt.
- Forankring i organisation.
- Driftshåndbog.
- Ændringshåndtering.
Nedbrydning af kontrakt
IT Contract Manageren skal sørge for, at kontrakten nedbrydes i enkeltdele, så alle aftalepunkter og forpligtelser fremstår tydeligt og forståeligt. Kontrakten skal konverteres fra en mere eller mindre uoverskuelig papirmængde med juridiske og tekniske bestemmelser til noget operationelt, et styringsværktøj.
I mangel af specialiserede systemer kan det for eksempel foregå med noget så basalt som et regneark, hvor samtlige forpligtelser, krav, milepæle, godkendelseskriterier etc. kategoriseres – vel at mærke for både egen organisation den anden aftalepart.
Med et sådant værktøj kan IT Contract Manageren sikre, at de enkelte forpligtelser bliver synlige og placeres hos en ansvarlig i organisationen, ligesom det tydeligt fremgår, hvornår og med hvilken regelmæssighed, der skal følges op på den enkelte forpligtelse. Det er en ny måde at se kontrakten på – og et værktøj, der ikke findes andre steder i organisationen.
Erfaringsmæssigt giver dette nye overblik af kontraktens elementer et stærkt styringsredskab for både leveranceorganisationen, projektledelsen og den enkelte interessent.
Forankring i organisation
Værktøjet skal altså bruges operationelt til at sikre kontraktens overholdelse, men nok så vigtigt skal det også bidrage til forankring i organisationen.
Effektiv kontraktstyring afhænger i høj grad af, at ansvarlige afdelinger tager ejerskab for deres del. Det vil sige, at de forstår vigtigheden af de samlede forpligtelser og dermed behovet for korrekte og rettidige leverancer. Det kommer ikke af sig selv, men skal sælges til organisationen gennem oplysning og uddannelse.
IT Contract Manageren bør derfor gennemgå indholdet af kontrakten med alle interessenter i organisationen, tilpasset de enkelte målgrupper. Det vil sige, IT Contract Manageren typisk skal planlægge flere sessioner, så de forskellige afdelinger i organisationen får en gennemgang med netop deres ansvarsområde i fokus.
I kontraktens levetid skal der løbende følges op på de enkelte forpligtelser, og den bedste fremgangsmåde er som regel af fortsætte brugen af ovenstående værktøj til nedbrydning af kontrakten. IT Contract Manageren kan levere regelmæssige statusopdateringer til alle involverede, for eksempel via et centralt dashboard. Her kan alle, fra projekt- og programledelse til den øverste ledelse i organisationen, følge med og tage temperaturen på kontrakten: Hvilke forpligtelser der er i farezonen, og hvornår der er kritiske deadlines.
Forudsætningen for dette ledelsesværktøj er imidlertid, at der er et centralt samlingspunkt, nemlig IT Contract Manageren, og at de enkelte afdelinger melder regelmæssigt ind med deres status og dermed tager ejerskab lokalt i organisationen.
Driftshåndbog
Et andet vigtigt redskab til at sikre korrekt leverance er driftshåndbogen. En kontrakt er som sagt sjældent operationel, men fylder i sin helhed typisk adskillige ringbind. Derfor skal kontrakten omsættes til praksis i driftshåndbogen. Her samles de administrative og operationelle processer, der er aftalt mellem parterne.
Driftshåndbogen vedligeholdes og udvikles løbende af leverandøren på baggrund af samarbejdet mellem parterne, inklusive eventuelle rettelser og opdateringer, så den afspejler de senest godkendte driftsrammer.
Dermed bliver driftshåndbogen også en informationsplatform, der kan indeholde oplysninger om samarbejdsorganisation, dokumentation, udstyr, programmel, systembeskrivelse, administrative forretningsgange, servicemål, servicedesk, incident management, rapportering, back-up, håndtering af klager, SLA/KPI og bod.
Det er vigtigt, at driftshåndbogen etableres allerede i opstartsfasen for at hjælpe parterne gennem selve driftsleverancen. Leverandøren får på den måde et langt bedre indblik i kundens organisation, processer og forretningsgange og kan på den måde være en meget bedre medspiller i forhold til at sikre opfyldelse af kontraktens leverancer og dermed kundens business case.
Ændringshåndtering
Ved kontraktindgåelse har parterne forpligtet hinanden på de i kontrakten angivne vilkår. Men der vil i kontraktens løbetid næsten altid være behov for ændringer og tilpasninger, og ændringshåndtering er en af IT Contract Managerens vigtigste opgaver.
Når der forekommer ændringer i kontrakt indgået på baggrund af et udbud med en offentlig myndighed eller andre organisationer, skal der tages særligt hensyn til vilkårene, fordi det var under de forudsætninger, leverandøren vandt udbuddet. Kontrakter indgået mellem private parter har en anden form for handlefrihed, men fælles for begge områder er dog, at enhver ændring bør konsekvensvurderes og håndteres omhyggeligt med deltagelse af IT Contract Manageren.
Mange ændringer kan nemlig forekomme trivielle i daglige samarbejde mellem kunde og leverandør, men en enkelt tilsyneladende banal justering kan have store konsekvenser andre steder i kontrakten, for eksempel med hensyn til økonomi, snitflader, sikkerhed eller for øvrige dele af organisationens systemkompleks.
Ændringer opstår typisk, når kontrakten skal omsættes til praksis. Det kan være, et aftalt element i kontrakten viser sig at være unødvendig i praksis. Den åbenlyse og rette beslutning er ikke at installere elementet, hvilket både kunde og leverandør er enige om. Men det er stadig er en afvigelse fra kontrakten, og derfor skal ændringen rapporteres, behandles, godkendes i de rette fora i organisationen og ikke mindst dokumenteres.
Hvis organisationen ikke følger de retningslinjer, vil ændringen teknisk set ikke være aftalt mellem parterne. Det vil være Rigsrevisionens konklusion for offentlige aktørers vedkommende, selv om organisationen og leverandøren har foretaget ændringen i enighed. I yderste konsekvens kan det betyde, at leverandøren ikke har leveret i henhold til aftalen, tidsplanen ikke er overholdt, og driftsprøven ikke kan bestås. Næste skridt er tage bodsbestemmelser i anvendelse.
Næste gang: Kontraktrealisering
Det var kort om vores praktiske erfaringer og metoder inden for IT Contract Management og kontraktopstart. Næste artikel vil handle om kontraktrealisering. I mellemtiden hører vi gerne om dine erfaringer og viden, når det kommer til at skabe en bedre bundlinje med kontraktstyring.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Pernille.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.