– Af Per Gulløv Lundh Eeg, Senior Partner, Devoteam.
Der er i 2018 ca. 800.00 offentlige ansatte, som alle er vant til en digital arbejdsplads – eller: de er vant til at arbejde i forskellige it-systemer. Problemet er bare, at det ikke hænger sammen. De færreste har taget mulighederne ved fremtidens digitale arbejdsplads i brug. Og det er netop problemet! Fremtidens digitale arbejdsplads er der nu – klar til at blive brugt. Hvornår går du i gang med at høste gevinsterne ved fremtidens digitale arbejdsplads?
Den digitale arbejdsplads består af de systemer, hjælpemidler mv. som ”vidensmedarbejdere” anvender i deres arbejde. Typisk er det: Officepakke, mail og kalender (fx Office365), dokumenthåndtering (fx ESDH) samt et fagsystem (der kan være standardsystem, men typisk er specialudviklet). I den offentlige sektor er ESDH altid en del af den digitale arbejdsplads. ESDH er ”født”, for at den offentlige sektor lettere har kunnet opfylde forvaltningslov, offentlighedslov og ombudsmandens krav. Fagsystemer er ofte ”født” som den første dedikerede it-understøttelse af et givet område. I en lang række tilfælde er ESDH og fagsystemer alene blevet (gen-)anskaffede, fordi kontrakten er udløbet – uden overvejelse over nye teknologiske muligheder og (udviklingen i) forretningsmæssige krav.
Fremtidens digitale arbejdsplads er en arbejdsplads, som indtænker alle nye digitale muligheder for at effektivisere arbejdet for vidensmedarbejdere, dvs. den typiske ansatte i den offentlige sektor; men også ansatte i interesseorganisationer, i direktionssekretariater o.m.a. En arbejdsplads, der giver mulighed for fuld mobilitet, for samarbejde mellem kolleger og eksterne samarbejdspartnere uafhængigt af tid og sted, for maksimal læring af egne og andres relevante erfaringer. Endelig er en sammenhængende digital arbejdsplads karakteriseret ved, at alle opgaver, der kan automatiseres, er automatiserede.
Den sammenhængende digitale arbejdsplads er ikke realiseret nogetsteds endnu! Det forsøger denne artikel at gøre noget ved.
Hvorfor så beskæftige sig med fremtidens digitale arbejdsplads?
Det er der en række årsager til:
- Alle steder i den offentlige sektor er udgifterne under pres. Ikke mindst udgifter til netop ”vidensmedarbejdere”, da de ofte betragtes som såkaldte ”kolde hænder”.
- GDPR accentuerer behovet for sikker behandling af persondata.
- Samtidig er der en stigende erkendelse af, at vidensgrundlaget er for ringe til at føre risikobaseret tilsyn eller til at afgøre svære sager på fx det specialiserede socialområde, beskæftigelsesområdet etc.
- Medarbejderne oplever, at de bliver belastet af administrative regler og krav om fx procesdokumentation, der hindrer dem i at varetage deres egentlige arbejde (tilsyn, udbetaling, sagsafgørelse etc.). Den digitale arbejdsplads må kunne adressere disse forretningsbehov.
- Der er et større behov for åbenhed og transparens.
- Medarbejderne ønsker nye arbejds- og samarbejdsformer.
- Lovgivning kan påvirkes, jf. programerklæring om digitaliseringsparat lovgivning, hvis den offentlige organisation har styr på egne arbejdsgange op på afledte krav til lovgivningen.
Fremtidens digitale arbejdsplads rummer positive svar på alle disse dimensioner. De primære drivere for udviklingen er:
- ESDH-systemerne kan stadig mere med fx procesautomatiseringer og indlejret Machine Learning. Der er ingen grund til at efterspørge ”det samme som sidste gang”, når myndigheden anskaffer et nyt ESDH-system.
- Officepakke, mail og kalender flytter i skyen og bliver beriget af nye ”collaboration tools” mv. Og Office365 er godkendt af Datatilsynet.
- Fagsystemerne bliver i stigende grad højt konfigurérbare standardsystemer fremfor specialudviklede systemer
- I stigende grad spiller også teknologierne Robot Process Automation (RPA) og Artificial Intelligence/Machine Learning (AI/ML) en rolle. RPA skaber via automatiseringer administrative lettelser og afhjælper et usammenhængende it-landskab. AI/ML skaber beslutningsstøtte. Begge teknologier kan i varierende grad ligge indlejret i (hoved-)systemerne i den digitale arbejdsplads – eller de kan supplere den (primære) digitale arbejdsplads.
- Cloud giver mulighed for at samarbejde uafhængigt af sted.
Med andre ord: forudsætningerne for fremtidens digitale arbejdsplads er her allerede nu. Og hvad er så mulighederne?
Jo, med en digital arbejdsplads kan alle medarbejdere arbejde uafhængigt af tid og sted, de kan samarbejde sømløst med alle relevante interne og eksterne samarbejdsparter, alle trivielle opgaver er fuldt automatiserede og den samlede systemunderstøttelse tilbyder relevant beslutningsstøtte i alle situationer
Hvis en myndighed etablerer fremtidens digitale arbejdsplads får den mulighed for at realisere følgende gevinster:
- Kvalitativt bedre arbejde, bedre afgørelser, bedre tilsyn etc.
- Større transparens, hvilket giver et bedre renommé.
- Myndigheden skaber et samlet økosystem. Det giver en attraktiv arbejdsplads.
- Den digitale arbejdsplads bliver fuldt mobilt og personaliseret, i den kontekst man arbejder i. Det giver bedre brugertilfredshed og bedre mulighed for at beholde dygtige medarbejdere.
- Bedre mulighed for at udnytte borgenes og andre samarbejdspartneres ”potentiale”, fx ved selv- og medbetjening.
- Nye indsigter, bedre vidensgrundlag.
- Bedre samlet økonomi.
Der er derfor ingen undskyldninger for ikke at gå i gang med at skabe fremtidens digitale arbejdsplads. Hvor tæt er din organisation på at kunne realisere fremtidens digitale arbejdsplads?
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Per.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.