Indenfor risikostyring anvendes risikoappetit til at beskrive det niveau af risiko, et projekts interessenter vil acceptere for eksempelvis tid, økonomi og kvalitet. Udfordringen er imidlertid, at risikoappetitten er dynamisk og subjektiv. Derfor skal den håndteres aktivt af projektets ledelse. Det gør ledelsen ved at analysere risikoappetit i flere dimensioner og derved få værdifulde indsigter til at mitigere mest effektivt.
Har du styr på risikoappetitterne i din organisation? Det er her et projekts succes eller fiasko ofte afgøres, og det er ledelsens ansvar at forstå dynamikkerne, der afgør appetitten for risiko. Ledelse skal i denne sammenhæng forstås som styregruppemedlemmer med ledelsesansvar ift. fx strategi, økonomi eller personale.
Problemet er, at risikoappetit typisk bliver opfattet for snævert og statisk – som en række rationelle beslutninger, der fungerer gnidningsfrit i forhold til resten af organisationen.
Det er imidlertid langt fra tilfældet. Netop det faktum, at mennesker ikke er rationelle, er baggrunden for det meste af verdens ledelseslitteratur. Det gælder også for risikoappetitten – den er dynamisk og subjektiv: Den styres af forskellige motiver hos de mennesker, der vurderer og prioriterer risici.
Motiver på tre niveauer
For at gennemskue risikoappetitten, og dermed opnå den bedst mulige mitigation, er det nødvendigt at identificere motiverne bag de formelle risikoappetitter. Vi kan inddele disse motiver i tre niveauer: Personlig, projekt og organisation, som alle påvirker den samlede risikoappetit:
- På det personlige niveau kan en af projektdeltagerne have en forestående ferie, der kolliderer med tidsplanen, og det kan føre til en lille risikoappetit for tid. Et andet eksempel er, at nogle af projektdeltagerne har en meget høj faglig stolthed, der resulterer i en lille risikoappetit for projektets kvalitet, men en høj risikoappetit på økonomien, da de forventer, at kvaliteten er en forudsætning for projektets succes – koste hvad det vil.
- På projektniveau kan målet være at skabe forudsætninger for at opnå vigtige besparelser i organisationen, og det vil projektet fokusere på. Det kan betyde, at projektappetitten er stor risikoappetit for tid, dvs. at det ikke gør så meget, hvis projektet forsinkes lidt, så længe besparelserne muliggøres. Appetitten for risici i relation til økonomi er derimod lille, da man vil spare det planlagt beløb. Det giver god mening for projektet, men måske ikke for organisationen.
- På det organisatoriske niveau kan risikoappetitten på tid nemlig være lille, fordi besparelser skal opnås hurtigt.
Disse subjektive motivniveauer er ikke umiddelbart synlige, når der foretages en formel risikovurdering, men har altså en betydelig indflydelse på risikovurderingen og dermed projektforløbet. Når et projekt slår fejl, er det ofte, fordi der blev handlet eller reageret anderledes ift. risici end, hvad der var forventet ud fra en rationel betragtning. Fordi der var mennesker involveret.
Derfor er det afgørende, at ledelsen har fokus på disse dimensioner for at opnå en effektiv risikostyring. Lederen skal se ud over risikologgen for at afdække og justere den reelle risikoappetit i projekterne.
Få et retvisende billede af appetitterne
Til det formål har Devoteam udviklet “Matricen for Risikoappetit”. Den lodrette akse angiver de tre motivniveauer, og den vandrette viser de forskellige domæner, hvor projektappetit har størst betydning. I dette eksempel bruger vi projekttrekanten som kategori, men det kan også give stor værdi at bruge fx gevinster eller organisatorisk opbygning.
| Tid | Kvalitet | Økonomi | |
| Personligt | Lille | Stor | Mellem |
| Projekt | Lille | Mellem | Lille |
| Organisation | Stor | Lille | Mellem |
Felterne udfyldes med angivelse af størrelsen på risikoappetit fx stor, mellem, lille. Her skal ledelsen, evt. i samarbejde med projektlederen, altså ind og vurdere samtlige faktorer, der spiller ind på risikoappetitten for at få et retvisende billede. Her er nogle eksempler.
Personligt
Et projekt er i analysefasen, hvorefter der skal besluttes, om projektet skal fortsætte. Medarbejderne i analysefasen vil gerne have afsluttet projektet hurtigt, da de hellere vil tilbage og lave driftsopgaver, som de plejer. Deres risikoappetit for tid vil derfor være lille, mens appetitten på risici i relation til kvalitet og økonomi vil være stor: Det skal ikke være kunst, det skal være færdigt, og det gør ikke noget, at vi løber over budget, så længe vi bliver hurtigere færdig.
Projekt
Projektets ambitionsniveau er højt vedrørende økonomi. Vi skal holde budgettet, levere til tiden og til den aftalte kvalitet. Derfor vil der være en lille risikoappetit indenfor alle tre domæner.
Organisation
For organisationen er det vigtigste, at analysefasen giver et retvisende billede af det kommende projekt. Det vil være en stor investering, og derfor skal alle sten vendes, og analyserne skal være grundige. Det er mindre vigtigt, at tidsplanen holdes. Derfor er organisationens risikoappetit stor på tid, lille på kvalitet og mellem på økonomi.
Den udfyldte matrice gør det tydeligt, at identifikationen af risici samt vurdering af deres konsekvens vil variere meget afhængigt af, hvem der udfører identifikationen. Matricen viser også, at risikovurderingen er subjektiv – det gives ud fra individuelle personers risikoappetit.
Matricen giver ledelsen mulighed for at lave mitigerende handlinger, der tilgodeser forskellene i risikoappetit. Fx kan viden om baggrunden for den lille risikoappetit på tid, på det personlige niveau, give ledelsen den idé at udskifte de projektdeltagere, der gerne vil hurtigt videre, med nogle der gerne vil levere kvalitet.
Hvis du vil vide mere om risikoappetit, og hvilken rolle den spiller i dit projekt, så tag kontakt til os. Vi kan fx udfylde matricen sammen og se, hvad den afslører om de reelle risikoappetitter i projektet. På den baggrund kan vi lave de bedste mitigerende handlinger.
Matricen er et af mange værktøjer, vi anvender i ”Risikostyring med Devoteam”.
Hvis du vil vide mere om, hvordan Risikostyring med Devoteam kan gøre en forskel i din organisation, så kontakt os gerne via knappen her.