Af Troels Astrup, Partner og Michelle Venge, Principal Consultant
Virksomheders succes afhænger af evnen til at udnytte teknologi. For stor afstand mellem IT og forretning går ud over strategisk implementering, omkostningskontrol og konkurrenceevne. Business capabilities er en simpel metode til at skabe en referenceramme, så forretningen kan forstå IT’s muligheder og arbejdsbetingelser.
70% af digitale transformationer fejler. Hvorfor er virksomheder ikke bedre til at forstå og udnytte den teknologiske udvikling? Et af de helt centrale problemer er afstanden mellem IT og forretning. De forstår simpelthen ikke hinanden.
En rapport fra The Economist Intelligence Unit fortæller, at 31% af forretningen mener, IT-afdelingen er ude af trit med organisationens mål for digital transformation. Teknologi er kompleks, ofte forvirrende, hvorfor forretningen foretrækker at overlade det til IT. Når der så opstår problemer, bliver IT syndebukken.
Problemstillingen er klassisk og på sin vis også naturlig. Der vil altid være en vis diskrepans mellem IT og forretning, fordi de to enheder arbejder ud fra forskellige parametre. IT skal levere stabilitet, sikkerhed og omkostningskontrol, mens forretningen går efter hastighed og fleksibilitet.
Det fjerner dog ikke behovet for fodslag mellem IT og forretning. Når stort set hver eneste innovation og kundeaktivitet foregår på digitale præmisser, er forretningen nødt til at forstå IT’s verden. Ellers vil det uvægerligt koste virksomheden penge og konkurrencefordele.
Løsningen er en universel referenceramme, et fælles sprog, så de teknologiske muligheder udnyttes optimalt.
Samler IT og forretning
Vi foreslår en model bygget på business capabilities – en metode, der samler både forretningens fokus på værdistrømme samt IT’s teknologiske muligheder som vist i nedenstående model.
Figur 1: Business capabilities som en fælles model for IT og forretning.
Business capabilities er de funktioner, kompetencer og systemer, der gør virksomheden i stand til at udføre aktiviteter og opnå sine strategiske mål. Metoden fungerer som grundlag for at afstemme forretnings- og IT-strategier, prioritere initiativer og træffe informerede beslutninger.
Kortlægning er nøglen
Der findes adskillige etablerede tilgange til at arbejde med business capabilities, og det centrale element er kortlægning – en overskuelig beskrivelse af ofte komplekse sammenhænge.
Kortlægningen skal være dækkende og beskrevet på en måde, der forholder sig til både IT’s muligheder og forretningens behov.
Her er nogle af de vigtigste principper:
- Beskriv capabilities i form af, ‘hvad’ virksomheden er i stand til at udføre og ikke ‘hvordan’. Derved undgår man at fortabe sig i tekniske detaljer, og desuden er ‘hvad’ en mere konstant størrelse, hvorimod selve udførelsen i form af specifikke processer ændrer sig over tid.
- Kategorisér ud fra informationsbehov. Capabilities er en logisk samling af aktiviteter, der typisk trækker på information som en fælles ressource.
- Opdel capabilities ift. type: Kerne, understøttende og strategisk. Kerne-capabilities er aktiviteter, der er nødvendige for virksomhedens drift. Understøttende dækker over funktioner, der får organisationen til at fungere, men ikke direkte skaber værdi for kunderne. Strategiske capabilities gør virksomheden i stand til at planlægge, udvikle strategier og skabe forandring. Nedenstående figur viser et eksempel på en sådan opdeling.
Mange anvendelsesmuligheder
Business capabilities er som sagt velegnet til at gennemføre digital transformation, men kan også anvendes i en række andre sammenhænge, hvor de IT-mæssige realiteter inddrages fra start.
Teknisk gæld
Det er en kompleks problemstilling, som kræver en langsigtet plan fra IT med prioriterede indsatser for at få ryddet op i den tekniske gæld. Det har forretningen imidlertid ikke tålmodighed til, da den ikke kan se målbare gevinster på den korte bane. Ved at analysere teknisk gæld ift. business capabilities, får IT og forretning et fælles grundlag for afvikling af teknisk gæld. Læs mere her om teknisk gæld og legacy IT.
M&A/fusioner
Med business capabilities kan virksomheden kortlægge de IT-forhold, herunder vurdere komplementariteter og synergier, planlægge integrationer, identificere risici samt understøtte strategiske beslutninger mhp. fusion eller opkøb.
Anskaffelse af nye systemer
Business capabilities anvendes til at fastlægge de præcise behov i virksomheden, evaluere hvilke opgaver der allerede understøttes af eksisterende systemer, og definere de specifikke krav til nye systemer.
White space
Ved at identificere white space, dvs. manglende business capabilities, kan virksomheden opdage uudnyttede muligheder for vækst og forbedring, samtidig med at det skaber en klar retning for strategisk planlægning.
Sådan kommer I i gang
Det er vigtigt at gå systematisk til værks og have opbakning fra hele organisationen, herunder ledelsen.
Vi foreslår følgende overordnede skridt.
- Beslut behov: Første skridt er at erkende behovet for mere effektive arbejdsmetoder. Udgangspunktet kan være en digital modenhedsmåling, der afdækker organisationens styrker og svagheder.
- Valg af værktøj: Start med simple redskaber til dokumentation og overblik som f.eks. Draw.io, Microsoft Visio eller lignende visualiseringsværktøjer.
- Opdeling: Capabilities opdeles ift. strategisk, kerne og understøttende.
- Handlingsplan: Prioritér IT-aktiviteter, der har størst betydning for forretningen. Planlæg køb, implementering og/eller forbedring af disse capabilities.
Dermed har virksomheden taget de første skridt mod en bedre forståelse mellem IT og forretning.
Vi står klar til at hjælpe dig videre
Hvis du vil vide mere mulighederne for at strømline strategiudvikling og -eksekvering med business capabilities, er du velkommen til at tage kontakt til Troels Astrup på troels.astrup@devoteam.com eller Michelle Venge på michelle.venge@devoteam.com. Du kan også kontakte os via knappen her: