– af Benedikte Ehlers, Expert Director.
Har du også fokus på at sikre reel forandring og gevinstrealisering – snarere end blot budgetbeskæringer? Her får du fire trin til effektiv gevinstrealisering
Mange organisationer og virksomheder har i disse år fokus på gevinstrealisering og på at sikre, at de ønskede forandringer i arbejdsgange og processer rent faktisk sker. Hvor business casen er med til at estimere de forventede gevinster ved et projekt eller forandringsinitiativ, skal gevinstrealiseringen sikre, at gevinsterne rent faktisk høstes. Men hvordan gør man det? Hvor stor er opgaven? Og hvorfor er det så svært? Devoteams fire trin til gevinstrealisering giver dig overblikket og en håndgribelig metode til effektiv gevinstrealisering.
Figur 1: Hvis ikke der er fokus på effektiv gevinstrealisering, opnås typisk ikke de ønskede gevinster
Hvor er dit fokus i forhold til gevinstrealisering?
Når vi taler med vores kunder om gevinstrealisering, oplever vi, at deres fokus kan være forskellige steder:
- Nogle har fokus på implementeringen af forandringen, der skaber realiseringen af gevinsterne – hvordan gør man det? Hvem skal være ansvarlige for implementeringen af forandringen/forandringsledelsen? Hvem skal være gevinstejer? Hvordan udarbejder vi en gevinstrealiseringsplan? Hvordan motiverer man rent faktisk medarbejderne til at tage forandringerne til sig og se fordelene ved nye arbejdsgange, processer og it-værktøjer?
- Andre har fokus på måling/dokumentation af de høstede gevinster – hvordan gør man det? Hvem skal være ansvarlige for målingerne? Hvornår og hvor ofte skal målingerne foretages, og hvordan opstilles måleprogrammer?
Devoteam er af den overbevisning, at man bør have fokus på både at sikre den reelle forandring/forbedring og på løbende at måle de opnåede gevinster for at opnå det fulde potentiale ved arbejdet med gevinstrealisering.
Og vores opfattelse er, at målingerne kan anvendes aktivt dels som løftestang for bedre planlægning og styring af implementeringen af de reelle forandringer og gevinster, dels som omdrejningspunkt for dialogen med medarbejderne om, i hvilket omfang forandringer og gevinster undervejs realiseres, eller hvorfor gevinstrealiseringen eventuelt ”halter”, og hvad der kan gøres for at forbedre den. Bruges målingerne ikke aktivt,”handler vi i blinde”.
Analogi:
Hvorfor gennemføres løbende test (målinger) i løbet af elevernes skolegang i folkeskolerne? Og ikke bare en afsluttende test? Det gør der bl.a., fordi de aktivt anvendes som løftestang for lærerens bedre planlægning og styring af undervisningen, og som et omdrejningspunkt for dialogen med elever og forældre om fremdrift og forhindringer.
Devoteams fire trin til effektiv gevinstrealisering
Devoteams koncept for gevinstrealisering består af fire trin, der følger PDCA-metoden (plan-do-check-act):
Figur 2: Devoteams fire trin til effektiv gevinstrealisering
I 1. trin (plan) opstilles klare mål, planer og roller for gevinstrealiseringen.
I 2. trin (do) gennemføres forandringerne og forbedringerne som del af den organisatoriske implementering af projektet / forandringsinitiativet.
I 3. trin (check) indsamles data om de opnåede gevinster.
I 4. trin (act) vurderes og handles løbende på målingerne af den aktuelle gevinstrealisering.
Ved en traditionel evaluering af, om gevinsterne i et enkeltstående projekt eller program er realiseret, foretages de afsluttende målinger alene for at følge op på og kontrollere gevinstrealiseringen. Her løbes de fire trin kun igennem én gang.
Hvis målinger ønskes anvendt til aktivt at understøtte forandringsprocessen og –ledelsen, skal der foretages tilbagevendende – og gerne hyppige – målinger, og målingerne skal drøftes med medarbejderne. I den situation vil et samlet gevinstrealiseringsforløb således bestå af flere ”runder” i cirklen. Planer, konkrete forandrings-aktiviteter og målepunkter justeres og tilpasses i takt med opnået viden.
Har du styr på udgangspunktet for gevinstrealiseringen?
Gevinsterne identificeres og kvantificeres som en del af business casen og opstilles i business casens gevinstkatalog. Gevinstkataloget fungerer dermed som udgangspunkt for gevinstrealiseringen. Der kan være en række typiske udfordringer forbundet hermed, og du bør derfor huske at tjekke om følgende er på plads:
- Forretningens accept af gevinstkortlægningen er kritisk for gevinstrealiseringen: Er den ikke på plads, skal den etableres, og om nødvendigt må gevinstkataloget opdateres.
- Gevinsterne skal være mål- og operationaliser-bare: Derfor kan det være nødvendigt at konkretisere gevinsterne yderligere.
- Gevinstkataloget skal være opdateret: Den it-funktionalitet og de arbejdsgangs-ændringer, der bliver resultatet af projektet, er sjældent identisk med, hvad man troede ved opstart. Gevinst-kataloget skal således matche den løsning, der rent faktisk rulles ud – ikke foranalysens overvejelser, – og det kan kræve opdateringer.
Endelig er det værd at slå fast, at der bør ske en udvælgelse af de væsentligste gevinster fra gevinstkataloget, som gevinstrealiseringen skal fokusere på – det giver ikke altid mening at måle og følge op på alt!
Gevinstrealisering – har du værktøjerne?
Gevinstrealisering er en mangefaceteret disciplin. Effektiv gevinstrealisering kræver således mange forskelligartede kompetencer, der skal spille sammen, lige fra struktureret dataopsamling og analyse til planlægning, styring og forandringsledelse. Derfor har Devoteam udarbejdet en værktøjskasse, således at der for hvert af Devoteams fire trin til effektiv gevinstrealisering hører en række værktøjer, der kan understøtte dig i arbejdet med at sikre en effektiv gevinstrealisering.
Vil du vide mere?
Kontakt Devoteam for at høre nærmere og få en uforpligtende snak om, hvordan din organisation kan arbejde målrettet med gevinstrealisering.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.