– af Marianne Haurdahl, Principal.
Offentlig håndtering af sager og dokumenter varierer alt efter, om det foregår i en kommune, en region eller en statslig myndighed. Der er stor forskel på, hvor meget de enkelte myndigheder har fået ud af at bruge deres ESDH-system. Og der er stor forskel på, hvordan de forskellige leverandører er i stand til at understøtte de forskellige måder at bruge ESDH på. Denne artikel giver, på baggrund af Devoteams ESDH-rapport 2015, en ramme for at drøfte, hvordan myndighederne anvender ESDH, samt et overblik over, hvordan de forskellige ESDH-systemer scorer på relevante dimensioner.
Indtil nu har der ikke været tradition for at se på tværs af offentlige myndigheder, når anvendelsen og værdien af ESDH skal undersøges. Dette er på trods af, at der er stor forskel på, hvordan ESDH anvendes hos de forskellige myndighedstyper, samt at ESDH-leverandører som regel har løsninger, der er rettet direkte mod kommuner, regioner eller statslige myndigheder.
De fire arketyper
Populært sagt, er der fire arketypiske måder at anvende ESDH på. De supplerer hinanden, frem for at udelukke hinanden. Fx er en fornuftig anvendelse af klassisk ESDH en forudsætning for at kunne anvende ESDH til procesunderstøttelse, som en del af en samarbejdsplatform og/eller til at skabe forretningsmæssig brug af data.
Figur 1. Fire arketypiske måder at anvende ESDH på.
Hvad er der sket med ESDH de seneste år?
ESDH er gået fra at være en ’væg-til-væg’-løsning til at være en komponent i de offentlige myndigheders digitale systemlandskaber. I de statslige myndigheder og særligt i departementerne er ESDH blevet det fagsystem, der understøtter ministeriets ministerbetjeningsproces. I kommunerne er det blevet helt normalt, at der fokuseres på en bred sags-og dokumentstrategi i stedet for en ESDH-strategi. Her handler det om, at finde ud af, hvordan ESDH sammen med andre fagsystemer med sags- og dokumentfunktionalitet passer ind i den fælleskommunale rammearkitektur. Der, hvor ESDH har været den største succes, har været, hvor ESDH er blevet til et fagsystem, der løser helt konkrete opgaver. Regionerne betragter i vid udstrækning ESDH som et traditionelt journal- og arkivsystem, fordi de varetager størstedelen af deres it-understøttede arbejde i dedikerede fagsystemer rettet mod sundhedssektoren. Generelt må det dog siges, at der stadig er lang vej til, at de eksisterende og ofte ’gamle’ løsninger er taget fuldt i brug, set ud over hele det offentlige landskab.
Fra journalsystem til samarbejdsplatform
De offentlige myndigheder anvender også i 2015/2016 ESDH som journaliseringssystem og arkiv, og det er stadig den fremherskende tendens. Det giver også god mening, da den klassiske anvendelse af ESDH er forudsætningen for, at ESDH kan udvikle sig. Specielt i kommunerne betragtes ESDH som et fagsystem inden for specielle fagområder, og her har kommunerne for alvor fået noget ud af deres ESDH-løsning.
Procesunderstøttelse, som myndigheder og leverandører har talt om i mange år, er fortsat en vigtig del af ESDH. Der er dog forskel på, hvor meget procesunderstøttelsen fylder hos myndighederne. Når ESDH bliver brugt som fagsystem, ser vi også en høj grad af procesunderstøttelse. Selvbetjeningsløsninger, hvor borgere og virksomheder bliver medsagsbehandlere, vinder frem.
Det bliver også mere og mere almindeligt, at der fra myndighedernes ledelser stilles krav om, at datafra ESDH bliver anvendt forretningsmæssigt sammen med data fra andre fagsystemer.Dette er helt i tråd med en af de megatrends, man kan observere blandt offentlige myndigheders topledelser, hvor data er driver for effektivisering og forretningsudvikling.
Videndeling og samarbejde har vi talt om i rigtig mange år – men det er først nu, at det sammen med forretningsmæssig brug af data begynder at blive driveren for, hvordan sager og dokumenter bliver registreret i ESDH-løsningerne. Vi ser eksempler på, at ESDH bliver et integreret element i en samarbejdsplatform, hvor fokus er netop på samarbejdet og ikke på ESDH.
Det ’blodrøde’ ESDH-marked
Med offentlige myndigheders stadig høje forventninger og krav til ESDH-systemerne, succesfulde implementeringer og realisering af gevinster, kan man spørge sig, hvor ESDH-leverandørerne befinder sig i denne udvikling?
Der hersker ingen tvivl om, at ESDH-leverandørmarkedet fortsat er presset på prisen og dermed på økonomien. Hertil kommer, at kunderne, særligt statslige myndigheder, i højere grad end hidtil fokuserer på effektive implementeringsprojekter, som tælles i uger frem for måneder. Produktudviklingens stigende fokus på mulighed for at konfigurere løsningen – frem for tidligere tiders kundespecifikke specialudvikling – medvirker til, at kunders idéer og ønsker om agile implementeringsforløb hurtigt kan realiseres inden for rammen af standardsystemet.
Som det ses af figur 2 nedenfor, er der relativ stor forskel på ESDH-systemerne, særligt på de nyere udviklingsområder som Procesunderstøttelse og konfigurerbarhed, Overblik og styringsinformation – og de absolut største forskel på max og min ses på området Samarbejde og mobilitet. Den blå linje illustrerer, hvor godt den højest scorende leverandør inden for det givne område scorer, og den grønne illustrerer, hvor godt den lavest scorende leverandør scorer. Den blå og den grønne linje repræsenterer således ikke en bestemt leverandør. Den røde linje viser alle leverandørernes gennemsnitlige score på de forskellige dimensioner.
Figur 2: Leverandørsituationen anno 2015
På leverandørsiden ser vi markante forskelle i produktudviklingen hos leverandører til henholdsvis staten og kommunerne. Formentlig grundet statslige kunders forventninger til hurtig implementering, færre integrationer til komplekse fagsystemer og et fokus på en positiv business case og realisering af gevinster, er løsningerne her langt fremme med procesunderstøttelse og konfigurerbarhed. Dette er glædeligt set fra kundernes synspunkt og en forudsætning for mere effektiv opgaveløsning, som på kort sigt vil kunne tage spændende skridt videre imod en højere grad af automatisering, og eliminering af trivielle manuelle opgaver i sagsbehandlingen.
Mange leverandører har ”samarbejde og mobilitet” på hylden i dag og vurderer, at der ligger store effektiviseringspotentialer på området. Omvendt kræver det nye visioner hos kunderne – som ser ESDH i et bredere perspektiv – og derfor har leverandørerne i virkeligheden gjort sig få erfaringer.
I relation til konkurrencesituationen har Software Innovation og cBrain i nogen tid løbet med opmærksomheden i staten, mens KMD/Workzone prøver at holde stand, primært ved at fastholde eksisterende store kunder som SKAT og Forsvaret. Den blodrøde og hårdeste konkurrence ser vi på kommunemarkedet, hvor etablerede spillere som Formpipe, KMD og Fujitsu udfordres af Brugerklubben SBSYS, som med deres klassiske ESDH-løsning appellerer til en fællesskabsfølelse med stor indflydelse på produktudviklingen hos mange kommunale kunder.
ESDH er her fortsat de kommende år!
De fire anvendelsesmønstre vil fortsat udvikle sig de kommende år. Jo større krav, der stilles til det, man ønsker at trække ud af ESDH-løsningerne, des større krav stilles der til, hvad der puttes ind i løsningerne. Vi forventer derfor at se en øget indsats for at implementere ESDH-løsninger i bund, så grundlaget for procesunderstøttelse, videndeling og samarbejde, forretningsmæssig brug af data tilvejebringes.
Ud fra markedsvurderingen forventer vi dels en konsolidering af markedet, dels en fortsat udvikling af ESDH-systemerne særligt ift. mobilitet, men også ift. at kunne leve op til rammearkitekturen på det kommunale marked. Vi forventer ligeledes at se en stigning i (gen-)anskaffelser de kommende år, da en række ESDH-anskaffelser har mange år på bagen, og da de nye løsninger er klart mere attraktive end de gamle.
Du kan læse mere i Devoteams ESDH-rapport 2015.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Marianne.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.