Af Mikkel Frederiksen, Business Principal.
– Ineffektiv ejendomsdrift? Data er løsningen
Der er plads til forbedringer i dansk ejendomsdrift, uanset om det er kommuner, almene boligselskaber eller private ejendomsadministratorer. Processerne er ofte individuelle og ukoordinerede, hvilket koster på bundlinjen. Løsningen er digital ejendomsdrift, hvor en fælles dataplatform sørger for bedre produktivitet, tilfredse brugere samt motiverede medarbejdere.
Effektiv digital ejendomsdrift kan sikre markante besparelser på bundlinjen. Det gælder kommuner, almene boligselskaber og private ejendomsadministratorer.
Det er en kendsgerning understøttet af både analyser og de ansvarlige instanser. I KL’s økonomiaftale 2019 med regeringen lyder det:
Med henblik på fortsat understøttelse af kommunernes arbejde med effektiviseringer på facility management-området er der sat fokus på kommunernes ejendomsadministration, herunder muligheden for at arbejde med dataunderstøttet arealoptimering.
I den almene boligsektor er man ligeledes blevet opmærksom på mulighederne for besparelser. I 2014 blev der udarbejdet en analyse, der har kortlagt den almene boligsektors effektiviseringer, og i forlængelse heraf blev det aftalt med regeringen, at den almene sektor skal effektivisere driften med 1,5 milliarder frem mod 2020. Forholdene er ikke meget anderledes for private ejendomsselskaber, der ligeledes har udfordringer med at optimere den løbende drift.
Hvad er baggrunden for dette pres?
For det første er der stor forskel på, hvor effektivt ejendomsdrift håndteres i dag i Danmark. Fx viser undersøgelser om kommunernes drift stor variation i kvalitet, og mange kommuner har stadig ikke nogen central enhed til at koordinere indsatsen. Der er altså produktivitetsgevinster at hente, hvis kommunerne kan styre driften mere hensigtsmæssigt. Og der er ingen grund til at antage, at det ser anderledes ud for de andre aktører.
For det andet er der de seneste år kommet en række digitale teknologier, der giver virksomhederne nye redskaber til at skabe, analysere og gøre data tilgængelige. Der er gode muligheder for at blive klogere på sine ejendomme og dermed for at optimere driften med væsentlige økonomiske gevinster til følge.
Danske virksomheder, der beskæftiger sig med ejendomsdrift, bør derfor gribe chancen og sætte ind med digital ejendomsdrift. Det vil sige at samle alle relevante data på en fælles platform. Det åbner for kontante gevinster som for eksempel:
- Lavere omkostninger og mere gennemsigtighed i administrationen.
- Bedre udbud af ejendomsdriftsopgaver.
- Mere effektiv m2-udnyttelse: Færre bygninger, lavere husleje, mulighed for frasalg.
Digital ejendomsdrift giver imidlertid ikke kun gevinster på bundlinjen. De to vigtige målgrupper, brugere og medarbejdere vil ligeledes opleve øget værdi. Brugerne vil nyde godt af en mere effektiv drift, for eksempel hvad angår vedligeholdelse, og medarbejderne vil få et mere transparent og meningsfyldt arbejdsforløb.
Digital ejendomsdrift koordinerer og optimerer
Vi definerer ejendomsdrift som samtlige processer ved og omkring etablering og drift af ejendom eller bygning. Digital ejendomsdrift handler om at samle disse processer på en ny og mere hensigtsmæssig måde.
Udfordringen er, at mange organisationer i dag fortsat har individuelle og ukoordinerede arbejdsprocesser. Informationer bor i mange enkeltstående IT-systemer og registre, digitalt og i papirform. Resultatet er manglende gennemsigtighed og suboptimering. Styring er fra dag-til-dag med fokus på de mest akutte opgaver, og beslutninger bliver taget med udgangspunkt i mavefornemmelser.
Måske har virksomheden godt været klar over, at der var gevinster at hente ved at koordinere for eksempel vedligeholdelsesopgaver, men man har vurderet, at det ville være for besværligt og omkostningsfuldt i praksis. Det er imidlertid ikke længere tilfældet takket være digital teknologi.
Med digital ejendomsdrift samler virksomheden processerne ved hjælp af en fælles dataplatform. Dermed kan man planlægge ressourcerne mere effektivt, fordi beslutninger tages på baggrund af data. På sigt vil forretningsgange og processer være understøttet digitalt, og virksomheden vil være på forkant med både ejendommens og brugernes behov.
Bygningen i centrum
Første skridt i digital ejendomsdrift er etablering af en fælles platform for samtlige ejendomsdata. Vi bruger bygningen om det naturlige samlingspunkt for de forskellige datastrømme. Med det udgangspunkt samler virksomheden samtlige relevante informationer på en platform for fælles ejendomsdata, og som dækker over en bred vifte af kilder og datatyper eksempelvis:
Næste skridt er at bruge dataplatformen i praksis. Devoteam har defineret tre fokusområder, som de vigtigste at starte med inden for ejendomsdrift.
Digital ejendomsdrift i praksis
1. Styring og planlægning:
- Ejendoms- og porteføljestyring: Relevant data for hver ejendom indgår i virksomhedens porteføljestyring. Her kan man monitorere aktiver og sammenligne performance på parametre som rentabilitet og driftsomkostninger. Endvidere sikres en digital sammenhæng mellem en række forskellige tværgående processer på tværs af organisationen.
- Helpdesk og digital brugerportal: Oprettelse af en digital tjeneste til at håndtere akutte ejendomsopgaver. Brugeren opdager en skade på ejendommen og indberetter den via en app. Ejendomsadministrationen opretter opgaven i systemet og melder tilbage til brugeren om bestillingen. Brugere kan også selv hente information om ejendommen via en brugerportal, hvor al relevant information er samlet. Dermed øges brugernes selvbetjening, og indberetningen flyttes fra ejendomsadministrationens servicecenter og ud til kunderne.
2. Driftsopgaver
Digital og mobil ejendomsservice
En lang række processer og arbejdsgange inden for drift og vedligehold kan i dag systemunderstøttes. Medarbejderne bliver derved mobile, og de forskellige opgaver både planlægges og styres digitalt. Virksomheden bruger digitale bygningssyn, hvor opgaver oprettes på stedet via en app og upload af foto. Den digitale platform giver også virksomheden mulighed for at planlægge kommende vedligeholdelses-opgaver mere præcist samt længere ud i tid og dermed muliggøre produktivt sammentænkning af opgaver, der ellers bliver udført separat med dobbeltarbejde til følge.
3. Ny teknologi
Den teknologiske udvikling fortsætter og bringer nye muligheder med sig.
- Automatisering: En væsentlig grad af ejendomsadministrationens processer vil blive varetaget af robotter.
- IoT (Internet of Things): Bygninger og andre fysiske objekter vil blive endnu udstyret med endnu flere digitale egenskaber og dermed også være leveringsdygtig i endnu flere data.
Disse tre områder udgør fundamentet for digital ejendomsdrift. Her har virksomheden for det første de rette værktøjer til at opnå besparelser på bundlinjen, og for det andet har man etableret et fundament til at udnytte de nye digitale teknologier, der på vej.
Som tidligere nævnt presser både regeringen og KL på med krav om massive investeringer i ejendomsdrift, fordi de teknologiske muligheder er til stede. Derfor er det nu, virksomheder skal sætte ind og etablere digital ejendomsdrift.
Vil du vide mere, så er du velkommen til at kontakte os.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.