Aflevering af ESDH-/ECM-systemer til Rigsarkivet
Har I brug for hjælp med at navigere gennem processen og sikre, at I overholder de relevante bekendtgørelser og får afleveret til Rigsarkivet til tiden og inden for budgettet?
Vi har ekspertise i at aflevere ESDH-/ECM-systemer til Rigsarkivet og kan assistere jer i hele processen, fra planlægning til endelig godkendelse og dermed spare tid og penge.
Vi gør afleveringen nemmere
Vores konsulenter har gennemgående teknisk forståelse for, hvad en arkivversion skal indeholde, og hvad der forventes i forhold til kontekstdokumentation fra Rigsarkivet. Vi hjælper bl.a. med at sikre, at kontekstdokumentation er til stede inden for datastrukturer, dataindhold og dokumentation.
Datastruktur
Sammenhænge mellem tabeller og evt. dokumenter, lyd, billeder og video.
Dataindhold
Udtræk af systemets tabeller og evt, dokumenter, lyd, billeder og video.
Dokumentation
Systemets administrative brug og tekniske opbygning.
Fokuser på din kerneforretning
- Få en professionel projektleder fra Devoteam til at styre hele processen fra planlægning til aflevering til Rigsarkivet, så du kan fokusere på din kerneforretning.
- Vi kan kontakte og styre både applikationsleverandør og afleveringsleverandør for dig, og sikre at alt går glat.
- Vi assisterer i forhold til aftaleindgåelse med afleveringsleverandør.
- Devoteam kan også være din primære kontakt til Rigsarkivets arkivar, så du ikke behøver at bekymre dig om at navigere i bureaukratiet.
- Hvis du foretrækker det, kan Devoteam også tage sig af ren projektledelse og lade dig tage dig af andre vigtige opgaver.
- Vi kan samle op på hele afleveringsforløbet og implementere tiltag, der gør din næste aflevering billigere og nemmere.
- Med Devoteams ekspertise og erfaring kan du trygt overlade afleveringsopgaven til os, og vide at det bliver håndteret professionelt og effektivt.
- Vi sikrer gerne, at jeres fremtidige afleveringer glider nemt ved at udvikle jeres nye afleveringsstrategi for alle jeres ESDH-/ECM-systemer.
Vores tilgang
Proces for aflevering til Rigsarkivet
1. Anmodning om aflevering
- Facilitering af udvælgelsesproces for afleveringsleverandør.
- Hjælp til udbudsprocessen.
2. Dialog med SA
- Afklaring af scope for afleveringen med myndigheden og Rigsarkivet.
- Sikring af smidig proces omkring samarbejdet.
- Afklaring af kvalitet af det der skal afleveres.
3. Afleverings- bestemmelse
- Rådgivning og facilitering af møder med Rigsarkivet.
- Klargøring til at Rigsarkivet kan lave afleveringsbestemmelsen.
4. Produktion og aflevering
- Sikring af smidig proces omkring samarbejde.
- Leverandørstyring med sikring af fremdrift.
5. Test af arkiveringsversion
- Facilitering og opfølgning på fejlrettelser mellem kunden og leverandøren.
- Sikring af fremdrift.
6. Godkendelse
- Facilitering og opfølgning på fejlrettelser mellem kunden og leverandøren.
- Opdatering af governance.
- Opdatering af instrukser.
Devoteam er eksperter inden for ESDH/ECM og Information Management
ESDH-/ECM-området har igennem mange år været et af Devoteams hovedrådgivningsområder. Devoteam har hjulpet mange forskellige myndigheder, både statslige og kommunale, med at aflevere deres ESDH-/ECM-systemer til Rigsarkivet ved periodeskift og afslutninger.
Devoteam har stor erfaring med at hjælpe myndigheder med at udvikle og ajourføre governance-mekanismer omkring ESDH-/ECM-governance i forbindelse med afleveringer, men også ifm. med almindelig drift, så systemerne er billigere at aflevere næste gang.
Devoteam har et stort kendskab til de forskellige ESDH-/ECM-systemer på markedet og udgiver hvert år ”state-of-the-art”-rapporten om ESDH/ECM i det offentlige og private Danmark. Rapporten indeholder bl.a. en vurdering af de væsentligste leverandører og systemer på det danske marked.
Devoteam har et stort team af erfarne konsulenter, der beskæftiger sig med alle aspekter af Information Management og den digitale arbejdsplads, herunder ESDH-/ECM-systemer.
Mød vores eksperter inden for ESDH og ECM
Christian Ørntoft
Lead Consultant
Marianne Haurdahl
Principal Consultant
Phillip Grønfeldt
Consultant
Thomas Vinther
Partner
Skal vi tage en snak?
Kontakt vores ekspert Thomas Vinther, Partner. Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.