Mange organisationer har efterhånden fået godt styr på deres kontraktportefølje og har implementeret god og værdiskabende Contract Management. Contract Management er en strategisk disciplin, der har til formål at sikre, at styring af kontrakter og leverandører sker ud fra et strategisk perspektiv og dermed følger retningslinjerne i den givne virksomhed eller organisation.
Rigtig mange virksomheder og organisationer har også etableret et godt overblik over deres systemportefølje, og offentlige myndigheder er da også forpligtet til at kortlægge deres samlede systemportefølje – særligt med henblik på at sikre sammenhæng med deres forretningsmæssige formål.
Det ses dog ofte, at disse to porteføljeoverblik ikke nødvendigvis har nogen naturlig forbindelse til hinanden. Det er ærgerligt, fordi det er af stor værdi for organisationen at sikre sammenhæng, fælles strategi, udvikling og styring. En øvelse, som Contract Management-funktionen i særlig grad kan bidrage til.
Sammenhæng mellem kontrakt og system
En it-kontrakt kan omfatte en eller flere ydelser, eller sågar et eller flere systemer. Omvendt kan et system have flere kontrakter tilknyttet, idet der fx er forskellige kontrakter for hhv. drift, vedligehold, rådgivning m.v. for et enkelt system. Kontrakter er ej heller altid systemspecifikke og kan relatere sig til en teknologi, en komponent, en licens, et device eller noget helt andet, frem for et system. I mange tilfælde er det rent systemteknisk vanskeligt at foretage en fornuftig sammenkædning mellem system og kontrakt, og det kan ende med at pege på noget potentielt misvisende og være svært at styre. Det stiller særlige krav til virksomhedens eller organisationens it-overblik.
It-overblik
Langt de fleste organisationer og virksomheder har it-ydelser og -løsninger, der leveres af andre parter, fx private leverandører eller Statens It. Hvor systemporteføljen tidligere var funderet i egen it-drift, er det nu en stadig vigtigere faktor at kunne skabe sammenhæng mellem overblikket over sin systemportefølje, og de kontrakter der indgås. For at kunne skabe denne sammenhæng, må man starte med overblikket over systemporteføljen eller master it-overblikket. Her ses det ofte, at lister opstår sporadisk på afdelingsniveau, og ud fra individuelle og snævre behov. De forskellige afdelingers it-overblik skabes typisk ved mange forskellige lister, herunder systemlister, servicekataloger, roadmaps, porteføljeoversigter, CMDB mv. Desværre er der sjældent sammenhæng mellem de forskellige overblik, ligesom der ofte også er divergerende opfattelse af, hvad et ”system” er, hvilket gør det vanskeligt at få et fælles sprog eller begrebsapparat omkring de it-løsninger, der skabes eller købes, og arbejdes med på tværs af organisatoriske og faglige grænser i en virksomhed eller organisation.
For at skabe en direkte sammenhæng mellem it-kontrakten og den it-løsning eller -ydelse, der købes, er det vigtigt at sikre gennemsigtighed ift. fakturering – alle fakturaer skal nemt kunne kobles til et system, en given ydelse ifm. det konkrete system og en bestemt kontrakt. Det kan løses ved at stille krav til leverandørens fakturering allerede ved selve anskaffelsen. Det er yderst vigtigt at sikre denne sammenhæng, da det ellers er en næsten umulig opgave at følge op på, hvad de enkelte systemer har af faktiske omkostninger ift. budgettering og den forventede omkostning.
Var det ikke dét, en CMDB skulle løse?
Inden for nogle områder, fx IT Service Management, har en Configuration Management Database (CMDB) længe været svaret på denne systemoverbliksudfordring. En CMDB kan, blandt mange ting, levere et granuleret overblik over it-aktiver samt relevante sammenhænge mellem de forskellige delelementer. CMDB’en er derfor meget relevant i fx en driftsafdeling til at holde fuldstændig styr på al hardware, software, licenser, konfigurationer osv.
Udfordringen med at anvende en CMDB til en virksomheds eller organisations master it-overblik er, at en CMDB ofte opleves som meget kompleks og arbejdskrævende. Fx kan man i Contract Management opleve, at CMDB’en slet ikke rummer den nødvendige funktionalitet til kontraktstyring, og at indholdet ikke står mål med behovet.
Én liste er svaret
Derfor vil den bedste løsning for mange virksomheder og organisationer være at udarbejde og vedligeholde én autoritativ liste, der er så overordnet, at alle kan anvende den, men samtidig så detaljeret, at den stiller de rigtige informationer til rådighed. Og hvordan sikrer man så det?
Devoteam foreslår følgende for at sikre en ensartet tilgang til at skabe overblik over it, samt for at sikre at et it-overblik bruges til at understøtte den strategi, der er på it-området:
- Fælles systemforståelse på hele it-området med en forankring i virksomhedens eller organisationens strategi
- Én autoritativ liste (master it-overblik) som anvendes af alle i virksomheden eller organisationen
- Fast og kommunikeret ejerskab over master it-overblikket
- Ét system/værktøj til brug for det fælles master it-overblik
It-overblikket skal ikke forstås som en ny CMDB, men som et simpelt autoritativt overblik, der definerer, hvad der er værd at skabe et generisk overblik over på it-området, og som andre løsninger kan benytte til mere granulerede eller komplekse opgaver. Driftsafdelingen, projektafdelingen, udviklingsafdelingen, m.fl. kan fint have hver deres egne, mere detaljerede lister ved siden af – så længe den autoritative liste altid er ’master’-listen, der er retvisende med de besluttede overordnede informationer, som henviser til de enkelte afdelingers mere detaljerede lister. Ovenstående betyder meget forenklet, at et godt overblik opnås, når man er enig om, hvad man vil have overblik over, og hvad man kalder ting på tværs af virksomheden eller organisationen.
Det drejer sig grundlæggende om at få en ensartet måde at kommunikere om it-løsninger på. Og derved gøre sit master it-overblik brugbart for alle relevante funktioner, inklusive Contract Management, der således kan sikre sammenhæng mellem kontrakter og it-løsninger, og dermed understøtte både kontrakt- og leverandørstyringen i organisationen eller virksomheden.
Contract management-system som kilde til sourcing-landskab
En stor fordel ved et velimplementeret og bredt anvendeligt it-overblik er, at det kan bidrage til at understøtte virksomhedens sourcingstrategi. En stor udfordring inden for sourcing er at koble sine ønskede leverancemodeller sammen med sine teknologier og systemer, så man får et brugbart overblik over, hvad man har in- og outsourcet, og ud fra hvilke principper og rammer.
Når it-overblikket er på plads, har man et godt udgangspunkt for at påbegynde (eller optimere – afhængigt af, hvor langt man er med Contract Management i den givne virksomhed eller organisation) arbejdet med Contract Management. Mange vil hurtigt opleve et behov for et Contract Management-system, der letter arbejdet betydeligt med mange brugbare funktioner og processer.
Contract Management-systemet tager hånd om alle it-kontrakter og er med til at sikre, at der bliver fulgt op på de rigtige dele af kontrakterne på de rigtige tidspunkter. I et Contract Management-system bør alle kontrakter kunne sammenkædes med et system, en teknologi, en komponent eller andre begreber, som vurderes at være relevant ift. virksomhedens eller organisationens it-overblik. Hvis man markerer alle kontrakter med en leverancemodel i stil med ”fuld servicemodel”, ”Infrastruktur-hosting”, ”Applikationsdrift” osv., så kan der ud fra denne markering, kombineret med kontraktens referencer til et it-overblik, auto-genereres et sourcing-landskab. Sourcing-landskabet viser, hvilke sourcingpakker (samling/gruppering af it-løsninger eller -services) der har en særlig leverancemodel, samt hvilke it-løsninger der hører til disse sourcingpakker. Overblikket kan bruges til at diskutere og ændre valg af leverandører eller principper for den pågældende leverancemodel osv.
Figur 1. Eksempel på sourcing-landskab, her med opgørelse af antal kontrakter.
Fælles mål og stor værdi
Både it-overblik og et Contract Management-system kan altså kombineres på en måde, som også kommer andre områder i virksomheden eller organisationen til gode. I dette tilfælde vil både et sourcing-team og en driftsafdeling have stor gavn af det kombinerede overblik og dermed sikre den bedste værdi for organisationen, både ud fra et kontraktuelt og et systemmæssigt perspektiv.
De tre forfattere
Vil du vide mere?
Vil du dykke mere ned i contract management-disciplinen, så kan du downloade vores contract management markedsanalyse 2020 her. Rapporten er relevant for dig som søger ny viden på området – alt sammen analyseret og bekrevet af Danmarks førende uvildige rådgivere inden for it og digitalisering.
Du er også hjertelig velkommen til at kontakte vores contract management ekspert, Pernille Geil, direkte.