Virksomheder og myndigheder har opgraderet eller opgraderer til Microsoft Office 365 i kølvandet på den globale pandemi for at sikre, at arbejdet kan forsætte uhindret fra hjemmekontoret. Med Office 365 får man dog meget mere end blot en virtuel mødeplatform og en opgraderet Office-pakke – man får muligheden for at benytte en lang række applikationer, som kan understøtte den digitale arbejdsplads og de potentialer, den digitale arbejdsplads giver. Er organisationerne klar til at udnytte dette potentiale? Er strategien klar og tænkt ind i hele organisationen? Eller bliver det en ”Hovsa!”-oplevelse?
Rigtig mange organisationer har i dag Office 365, da cloud-løsningen giver mange fordele rent it-mæssigt. Man reducerer behovet for lokale servere, brugerne har altid den sidste nye version af Office-pakken, og i stedet for at bruge ressourcerne på it-drift kan man i højere grad fokusere på digitalisering af forretningen.
Office 365 slippes løs
Hvad sker der, hvis man bare ’slipper Office 365 løs’ i organisationen? Medarbejderne kan jo i princippet fortsætte med at arbejde, som de hele tiden har gjort. Måske opdager brugerne, at der er kommet en ny version af Word. Måske finder de ud af, at de har fået Teams. Måske opdager de ni firkanter oppe i venstre hjørne, hvis de får forvildet sig ind på Office.com i deres browser. Måske får de klikket på app-launcher’en og ser en masse apps, hvoraf de kan genkende nogle få, mens resten er volapyk, såsom Yammer, Delve, Flow og Power BI.
De færreste tør klikke på noget af dette, og desuden har man heller ikke tid. Man er jo ikke på arbejde for at sidde og klikke på ukendte ikoner med mærkelige navne. Man har opgaver, der skal løses. Man har deadlines, der skal nås. Så man fortsætter med at arbejde på samme måde, som man altid har gjort i Word – Excel – PowerPoint – og Outlook, naturligvis.
Men så er der Daniel på 30 fra marketing. Han har styr på det der med teknologien, og han kommer i øvrigt fra en stilling hos en konkurrent, hvor man også har Office 365, så han kender allerede mange Office 365-apps. Han begynder på eget initiativ at anvende dem til at understøtte sit arbejde og samarbejdet med kollegerne. Han opretter et Microsoft Team til marketingafdelingen, hvor de kan lægge mødereferater og morgenmadslister. Han bruger Tasks by Planner til simpel opgavestyring, og han begynder at sende Yammer-beskeder ud i organisationen. Der er bare ikke nogen, der læser dem, for der er ingen andre, der ved, hvad Yammer er.
Der er også andre medarbejdere forskellige steder i organisationen, som begynder at tage Office 365-apps i brug efter eget behov. Selvhjulpne hutler de sig igennem og finder deres egen vej. Langsomt knopskyder anvendelsen af de forskellige Office 365-apps – og følgen er, at medarbejderne anvender Office 365 på vidt forskellige måder. Nogle bruger det meget, andre bruger det slet ikke. Information gemmes forskellige steder. Medarbejderne kan ikke finde de dokumenter, de skal bruge. Ledelsen har ikke styr på og indsigt i, hvad det er, der sker. Nedenfor er tre brugssituationer skitseret.
Hvis man vitterligt ønsker at få realiseret de gevinster, som Office 365 kan give, må ledelsen tage de nødvendige skridt og finde ud af, hvor man vil hen. Man må gøre sig klart, hvilke udfordringer man har i det daglige arbejde. Man må finde ud af, hvor der er potentielle gevinster, der kan realiseres ved hjælp af Office 365, og man må prioritere, hvilke Office 365-apps der især er vigtige, fordi de kan få organisationen i den rigtige retning. Det er netop de apps, der skal promoveres i organisationen.
På denne baggrund iværksættes de nødvendige tiltag. Office 365 skal sættes op, så det understøtter de valg, der træffes. Der skal sættes en organisation op, der varetager roller, politikker og sikkerhed, og man skal målrettet arbejde på ’de bløde sider’: Der skal iværksættes forandringsinitiativer, man skal arbejde på adfærdsdesign, og man skal på effektive måder tage hånd om udvikling af medarbejdernes kompetencer i anvendelsen af Office 365. Ellers ender man op i nogle scenarier, der er præget af, at potentialet i Office 365 ikke udnyttes ordentligt, og man vil opleve en mere eller mindre anarkistisk udvikling, hvor anvendelsen af Office 365 knopskyder rundt om i organisationen. Office 365 vil blive anvendt på en fragmenteret og ukoordineret måde, styret af de enkelte medarbejderes initiativ og digitale evner.
Office 365 tøjles
For at udnytte Office 365 på den bedst mulige måde er der to ting, som skal i fokus.
For det første skal I vide, hvad I vil. I skal have analyseret jeres arbejdsprocesser og jeres måder at dele viden og samarbejde på, og I skal kende jeres ’ømme punkter’, hvor der er plads til forbedringer. I skal vide, hvor der er gevinster at hente ved at understøtte arbejdet digitalt – eller ved at udskifte ineffektive og/eller dyre digitale værktøjer med værktøjer, som ligger i Office 365, og som I derfor kan anvende uden yderligere omkostninger.
For det andet skal I kende mulighederne i Office 365. I skal vide, hvad de forskellige apps kan bruges til, og I skal have indsigt i, hvilken effekt anvendelse af de enkelte apps kan få på jeres processer, samarbejde og vidensdeling. Det er en god idé at hente inspiration udefra og høre, hvordan andre organisationer har anvendt Office 365 til at opnå helt specifikke effekter i organisationen.
Office 365 er et tag-selv-bord. Det kan godt virke overvældende med de uendelige muligheder, der synes at ligge i Office 365, og det kan være svært at bevare overblikket, især hvis det hele er nyt. Der er et utal af muligheder, og de understøtter vidt forskellige strategier for samarbejde og vidensdeling.
Hvis en organisation fx har identificeret muligheder for at forbedre sit teamsamarbejde og sin dokumenthåndtering, kunne det være relevant at kigge på apps, som især understøtter dette. Hvis vi starter med at kigge på, hvad man egentlig laver i et team, og når man samarbejder om dokumenter, kunne man gruppere de relevante apps som vist i figuren herunder.
Et sådant overblik kan give anledning til drøftelser og undersøgelse af, hvor man især vil have fokus på forbedringer, og dermed undersøgelse af, hvordan de relevante apps kan bringes i anvendelse. Ofte vil det være aktuelt for beslutningstagerne at tilegne sig viden om disse apps, således at man i højere grad kan se muligheder og begrænsninger i relation til organisationens aktuelle situation.
Hold kursen – governance
Organisationen skal tage stilling til, hvad den vil benytte Office 365 til. Det er vigtigt med en strategi for ibrugtagning af Office 365, inden det bliver tilgængeligt for medarbejderne. Office 365 bør være en del af en samlet digitaliseringsstrategi eller forretningsstrategi, hvor potentialet ved Office 365 bliver bragt i spil, så virksomheden ikke bliver overhalet indenom af konkurrenter, der har forstået at tage platformen i brug og fået den til at give værdi i deres arbejdsgange og processer. Nedenstående figur angiver de steps, som en organisation skal igennem for at sikre en god implementering/udnyttelse af Office 365, hvor gevinsterne er i fokus.
Når organisationen har implementeret Office 365, er det vigtigt at fastholde, at der skal en styring/governance til for fortsat at kunne få de ønskede gevinster ud af platformen. Det gælder governance på mange områder, fx:
- Bruger- og rettighedsstyring
- Behovsstyring
- Styring og tilgang til 3.parts- og forretningsapplikationer igennem Office 365.
Styring af brugere og deres rettigheder er en klassisk governance opgave, som gør sig gældende for alle systemer, men er så vigtig, at den skal nævnes, da bl.a. GDPR-hensyn kan betyde, at der skal være et ekstra fokus på dette område. Det afhænger helt af, hvilken type information der ligger på Office 365-platformen.
Behovsstyringen er vigtig, da det i nogle scenarier er muligt for brugerne selv at installere diverse 3.-partsapplikationer uden medvirken fra it-afdelingen (eller andre). En af de uforudsete konsekvenser er, at der vil være installeret mange apps, som reelt understøtter det samme behov, og det er sjældent en god idé, når man som organisation skal arbejde sammen. Det er derfor vigtigt at få sat en governance op, der understøtter behovsstyringen, således at medarbejderne ved, hvordan de skal forholde sig, når de har et ønske om at få understøttet en arbejdsopgave på en anden måde, end Office 365 kan som standard. Det er i denne sammenhæng vigtigt, at der er udpeget en systemejer, som ud fra et forretningsmæssigt synspunkt kan forholde sig til henvendelserne og både kan sige ja og nej – og har mandatet til det.
Styringen af adgangen til 3.-partsapplikationer er vigtig, da denne er med til at holde et fortsat fokus på, hvilke apps der er installeret, og hvem der har adgang til disse apps. Der findes værktøjer til dette, som kan benyttes af en it-afdeling i samarbejde med en systemejer/systemforvalter, der har til opgave at sikre, at der kun benyttes de aftalte apps. Et scenarie kan fx være, at en medarbejder installerer en app, som betyder, at der sker et brud på it-sikkerheden. I dette tilfælde vil det være muligt for it-afdelingen at gå ind og fjerne både appen og brugerens rettigheder til appen.
Anvend applikationer igennem Office 365
Der er faldgruber ved anvendelsen af 3. parts apps via Office 365, men bestemt også store muligheder, fx ved at gøre en del af organisationens egne forretningsapplikationer tilgængelige via Office 365.
Når beslutningen er truffet og nye apps introduceres via Office 365, er det vigtigt at processerne for applikationernes tilblivelse er gennemskuelige for alle parter der er involveret.
Som slutbruger forestiller man sig måske, at der blot skal trykkes på den store ”godkend-knap” i it, og så er vi klar til at tage appen i brug, men virkeligheden vil ofte være en del mere kompleks i de fleste organisationer.
Nedenfor er illustreret et eksempel på den proces, som går forud for en apps introduktion, som typisk starter med en ’request for change’ fra en slutbruger og bevæger sig igennem de relevante stakeholders i organisationen.
Den første aktivitet starter dog i it-afdelingen, hvor en Office 365-administrator opretter og vedligeholder en applikations-backlog.
Office 365-systemejerskabet ajourfører app-backloggen med følgende status:
Udefineret – Whitelist – Blacklist.
Udefineret refererer til applikationer som endnu ikke er vurderet. White-/Blacklist refererer til applikationer, der vurderes at falde inden for eller uden for Office 365-governance og sikkerhedsrammerne i organisationen.
I sondringen mellem White- og Blacklist, bør der tages stilling til, hvor applikationer opbevarer data, appens ’terms of use’, samt hvilke tilladelser applikationer kræver på vegne af brugeren eller organisationens Office 365-miljø.
Det anbefales også at undersøge appens status ift. Microsoft 365 app compliance program, hvor 3.parts applikationer kan få en Microsoft 365-certificering, som giver Microsoft forsikringer om, at data og privatliv er tilstrækkeligt sikret og beskyttet, når en 3.parts app installeres i organisationens Office 365-økosystem.
ESDH, ECM & Office 365
I afdækningen af, hvordan Office 365 kan understøtte organisationens processer og arbejdsgange, kan et udfald være, at Office 365 ikke kan understøtte forretningen i tilstrækkelig grad. Det kan være et af nedenstående områder, som gør sig gældende, hvor svaret er at anskaffe og implementere et ECM-system (Enterprise Content Management-system). Det er ’blot’ vigtigt at identificere, hvilken rolle Office 365 skal have, og hvilken rolle ECM-systemet skal have i den samlede informationsarkitektur, så der ikke opstår tvivl hos medarbejderne om, hvor de skal gemme eller fremfinde information. Denne skelnen vil være en del af en samlet informationsstrategi. Nedenfor er givet en række eksempler på, i hvilke situationer Office 365 kunne komme til kort.
Det skal understreges, at SharePoint (som er en del af Office 365) kan understøtte mange af ovenstående scenarier, men det kræver en meget stram governance, samt medarbejdere der har som en dedikeret opgave at implementere og håndhæve denne governance. Medarbejderne skal have den fornødne kompetence til at føre den vedtagne governance ud i livet både i systemet og i forhold til kollegerne.
Det kræver flere kompetencer at gennemføre en tilstrækkelig governance i SharePoint end i de standard ECM-løsninger, der er på markedet, da de i langt højere grad har denne governance indbygget. I SharePoint skal man selv opbygge den governance, som organisationen har identificeret som tilstrækkelig.
De vigtigste take aways i denne artikel er alle centreret omkring strategi og styring på tværs af organisationen på Office 365-rejsen.
Undgå et ”Hovsa”, og start processen op med at få analyseret organisationens behov, og hvordan Office 365 kan hjælpe med at løfte denne opgave.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Lene og Nick.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.