– af Tine Marcher, Principal.
Persondataforordningen nærmer sig, og mange danske virksomheder begår desværre en grundlæggende fejl fra starten. De forlader sig på formelle og dokumenterede procedurer og processer til at finde persondata. Men det løser langt fra opgaven, fordi data bliver brugt af mennesker, og de følger ikke altid reglerne. Derfor ligger der data de forkerte steder i alle virksomheder.
Regler er ikke løsningen, men problemet
De regler, der skal sørge for orden i sagerne, er i realiteten ofte så stive, omfattende og virkelighedsfjerne, at de ikke giver mening i hverdagen.
Medarbejderne bryder sjældent reglerne i ond vilje, men af glemsomhed eller fordi en anden metode er nemmere i situationen. Det kan være tilfælde, hvor medarbejderen:
- har mails med CV’er liggende fra flere år tilbage, fordi de er nemmest at finde i Outlook,
- tager kopier af data til at tage med på farten og glemmer at slette dem,
- gemmer dokumenter på et andet fildrev end den foreskrevne ESDH-løsning, EDH eller et andet vedtagent dokumenthåndteringssystem, fordi ’det skal gå hurtigt’
- bruger cloud-tjenester som Dropbox.
”Dark data” truer
På den måde etableres der uofficielle øer af ustrukturerede data rundt omkring i virksomheden, og uden at systemerne kan gøre noget ved det. Disse øer kan vokse sig store og dermed udgøre en reel trussel mod forretningen. Truslen har et navn, ”dark data”. Det er alle de data, virksomheden ligger inde med, men har glemt alt om. Dark data tegner sig typisk for over 50 procent af virksomhedens samlede datamængde, viser undersøgelser. Det er en tikkende bombe, når en persondataforordning med bastante bøder nærmer sig.
Sprængfarlige rygter
Reglerne for opbevaring af persondata er komplekse, og vi oplever regelmæssigt, at der er opstået rygter om, hvordan reglerne konkret skal overholdes. De viser sig at være ikke kun forkerte, men sprængfarlige for virksomheden. For eksempel har vi adskillige gange været ude for organisationer, hvor medarbejderne var af den faste overbevisning, at det ikke længere drejer sig om persondata, når cpr-nr fjernes fra dokumentationen.
Data Discovery som ny disciplin
Et af grundvilkårene ved at undersøge ustrukturerede data er, at det ikke er muligt at lave en udtømmende og præcis liste over de kritiske dokumenter. Der vil altid være en risiko for, at kritiske dokumenter bliver overset, eller der vil blive identificeret dokumenter, som reelt ikke er kritiske. It-afdelingen kan ikke hjælpe, da den typisk kun har logningsdata til rådighed. Det er selve omfanget af lagrede data, der er it-afdelingens ansvar, ikke det konkrete indhold eller medarbejdernes adfærd.
Derfor er der brug for en ny forretningsmæssig disciplin, der tager udgangspunkt i virkeligheden og ikke, hvad der står i reglerne. Disciplinen hedder Data Discovery, hvor det handler om at finde persondata i de ustrukturerede data.
Devoteam har konsulenter, som har specialiseret sig i Data Discovery, herunder datasikkerhed, datastrukturer og søgeteori. Vi kommer med hver vores faglige ballast og erhvervserfaring. Vi er desuden certificerede projektledere og proceskonsulenter. Det er kombinationen af disse fagligheder, der giver os det bedste match til at løse opgaven.
Data Dectective som ny løsning
Devoteam har udviklet Data Detective, en etableret metode til at identificere kritiske data i forhold til reguleringer som persondataforordningen. Data Detective består af to dele, scanning og fremtidssikring.
Skræddersyet digital scanning
Det centrale værktøj er en skræddersyet digital scanning til at finde persondata i ustrukturerede datakilder, typisk fildrev, SharePoint og mailbokse. Scanningen udføres af vores specialister med avancerede søgemetoder og en søgemaskine valgt til formålet. Devoteam designer forløbet, konfigurerer søgemaskinen og er ansvarlig for de enkelte søgefaser. Resultatet er en handlingsplan og en ledelsesrapport med virksomhedens største udfordringer i forhold til persondata.
På baggrund af disse kan virksomheden gå i gang med dataoprydningsprojektet.
Forberedt på fremtiden
Men virksomheden skal også undgå lignende problemer i fremtiden, og datarodet vil genopstå, hvis ikke den gode datakvalitet og -disciplin fra oprydningsprocessen vedligeholdes. Derfor tilbyder Devoteam hjælp til at etablere en proces til at sikre løbende vedligehold af datakvalitet med fokus på såvel medarbejdere som arbejdsprocesser.
Spørg og fortæl
Det var en kort introduktion til disciplinen Data Discovery samt vores måde at arbejde på. Der er imidlertid mere at fortælle om dette nye område, der blot vil vokse i betydning i de kommende år. Sig til, hvis du ønsker at vide mere om Data Discovery, lige som vi gerne vil høre fra andre med erfaringer fra datafronten.
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte os.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.