– af Pernille Stege Geil, Expert Director
IT Contract Management er fortsat en umoden disciplin, som kan dække over mange roller og processer alt efter organisationens opbygning og tilgang. Det kan derfor også være vanskeligt at implementere disciplinen i egen organisation, da det kan være svært at overskue processen, passe den ind i den allerede implementerede strategi eller blot at vælge, hvor man skal begynde.
Der findes heller ikke en entydig definition af IT Contract Management. Disciplinen betragtes som en tværfaglig disciplin med fokus på kommercielle interesser. Det spænder mellem juraen, økonomisk teori og kontraktgenstanden og kan bedst beskrives som den rolle og proces, der sikrer optimalt udbytte og nyttemaksimering af it-kontrakten. Det vil sige sikring af optimale vilkår og incitamenter under kontrakttilblivelse, opfyldelse af kontraktens business case, oplysning, håndtering, styring og optimering i kontraktens løbetid samt ved kontraktophør.
Det er uomtvisteligt, at tilstedeværelsen af IT Contract Management i en eller anden form kan give stor værdi for organisationen. God it-kontrakt- og leverandørstyring kan potentielt spare organisationen for millioner på leverandørkontrakterne.
Flere og flere er da også blevet opmærksomme på værdien af god it-kontrakt- og leverandørstyring, og disciplinen er allerede blevet en trofast følgesvend i mange organisationer.
Implementeringen af IT Contract Management kan indledningsvist møde organisatorisk modstand, da der vil ske en omorganisering og flytning af opgaver og beslutningskompetencer fra allerede etablerede enheder til IT Contract Management-funktionen. Derfor er det nødvendigt med en strategi for implementering af IT Contract Management, så hele organisationen kan forstå det overordnede formål. Det forøger sandsynligheden for succes med implementeringen.
Der findes ikke én opskrift eller standard på implementering af IT Contract Management, som passer ind i enhver organisation. Det afhænger blandt andet af organisationens modenhedsniveau, processer og systemer, men min erfaring er, at der ikke behøver at være langt fra tanke til handling. Det gode initiativ skal ofte startes i det små, og så følger implementering i organisationens og dennes strategi ofte efter. Implementering af IT Contract Management behøver ikke – og bør ikke – ske ved et big bang. Det kan sagtens ske i form af trinvise, successive skridt.
Kast et blik på bunken af it-leverandørkontrakter. Er der overblik over it-kontraktporteføljen, kontraktvilkår og rettigheder? Hvis svaret er nej – så start dér. Hvis svaret er ja, kan næste skridt være at kigge på de nødvendige ændringer, der skal gennemgøres i organisationen for at få det fulde udbytte af nuværende it-kontrakter ved at indføre systematiseret IT Contract Management. At få organisationen helt op på det højeste niveau af modenhed inden for IT Contract Management kan være en lang proces og bør splittes op i flere faser, hvor der løbende sker afstemning i organisationen og tilpasning af planen.
Denne artikel gennemgår nogle små og overskuelige tiltag, en organisation kan iværksættes for at komme i gang.
Overblik over it-kontraktportefølje
Det kan lyde simpelt og næsten banalt, at der skal skabes overblik, før der kan skabes gevinst og identificeres potentiale for økonomisk optimering og besparelse. Men dette til trods, så er det faktisk ofte her, det halter mest i mange organisationer.
Etablering af it-kontrakter sker ofte i forskellige dele af organisationen af forskellige personer og kompetencer. Der er ikke etableret en uniform proces for kontraktindgåelse eller fastlagt nogle grundlæggende it-kontraktparadigmer. Efter etablering af it-kontrakten lægges den i skuffen hos den enkelte medarbejder med tilhørende risiko for, at it-kontrakten bliver væk eller måske glemt, når en medarbejder skifter rolle eller forlader organisationen. Med denne decentralisering af it-kontraktporteføljen kan der således heller ikke etableres en synergi i organisationen omkring ensartede leverancer. Ofte er der ikke en organiseret opfølgning på it-kontrakter og -leverandører. Dette resulterer i, at organisationen ikke får den værdi fra it-kontrakten, der oprindeligt var kalkuleret med.
Det første skridt bør derfor være at søge i skuffer, skabe, arkiver og utænkelige kroge i organisationen for at fremfinde alle aktive som inaktive it-kontrakter og samle dem ét sted i organisationen. Denne proces kræver tid og vilje. Der skal felt-arbejde til. Ledere såvel som medarbejdere skal fremfinde materiale og levere det til den nyudnævnte funktion: IT Contract Management.
Økonomifunktionen bør trække en oversigt over leverandørbetalinger og IT Contract Manageren skal sammenholdes disse med fremfundet materiale for at identificere eventuelle manglende it-kontrakter. Organisationen skal kigge på samtlige ydelsesområder for at identificere den sidste rest af områder, hvor der bør være en it-kontrakt.
De fremfundne it-kontrakter skal dog ikke blot samles i et “dødt” arkiv i form af en simpel stifinderstruktur. Dette giver ingen gevinst. Der bør allerede nu komme overvejelser om anskaffelse af et Contract Management-system, hvor oplysningerne om it-kontrakterne indtastes – et system, der kan understøtte den daglige drift og håndtering af it-kontrakterne. Dem findes der allerede nogle af på markedet, og inden anskaffelse af et Contract Management-system anbefales det dog, at organisationen sætter nogle klare mål og forventninger til anvendelsen af et sådan system. Desuden bør it-kontrakterne systematiseres, og vigtige punkter i it-kontrakterne skal registreres.
Review af på tværs af it-kontraktporteføljen
Ovenstående tiltag handlede om i første omgang at få overblikket over mængden og arten af it-kontrakterne i organisationen. Nu gælder det om at få et overblik over it-kontraktporteføljens sammenhæng med forretningen og systemerne samt kontraktvilkårene og diversiteten i disse vilkår.
Review af it-kontraktporteføljen kan ikke stå alene. Organisationen er i denne sammenhæng nødt til at have et overblik over, hvilken forretning der skal understøttes. Der skal med andre ord være et billede af organisationens systemlandskab, forretning og fremtidige strategi. Herefter kan IT Contract Manageren begynde at kæde de forskellige it-kontrakter sammen med de faktiske og nødvendige ydelser.
Det kan være hensigtsmæssigt at opdele it-kontrakter i logisk kategorisering og herefter søge optimering inden for hver kategori. Hvor mange it-kontrakter dækker samme forretningsområde eller ydelse? Er der flere it-kontrakter på samme slags leverancer og ydelser, kan de formentlig med fordel indkøbes under én samlet it-kontrakt med mindre administration og bedre mængderabat til følge.
I forbindelse med review af it-kontraktporteføljen er der en række spørgsmål, organisationen må stille sig selv: Er der it-kontrakter, hvor ydelsen måske ikke længere er nødvendig? Måske har systemlandskabet ændret sig eller forretningsområder nedlagt, siden it-kontrakten oprindeligt blev indgået, og dermed er der ikke længere efterspørgsel på den pågældende ydelse.
Hvor mange it-kontrakter er indgået med samme leverandør? Selv om it-kontrakterne er forskelligartede, kan det alligevel være en fordel at håndtere it-kontrakter med samme leverandør. Kan nogle samarbejdsfora evt. slås sammen. Er der overblik over, hvilken it-kontrakt den pågældende leverandør fakturerer på, eller modtages en samlet faktura uden overblik over faktisk leverance?
Ovenstående er blot nogle eksempler på de forhold, der kan belyses med et review på tværs af it-kontraktporteføljen. Der kan vise sig at være mange forhold, der på den ene eller den anden måde med fordel kan lægges sammen på tværs af it-kontrakter og -leverandører.
Herudover skal denne aktivitet belyse, hvilke og hvor mange forskellige kontraktuelle vilkår af generel art (opsigelsesvilkår, forlængelsesmuligheder og -frister, betalingsfrister, bodsbestemmelser m.v.), organisationen skal håndtere. Jo flere forskellige vilkår, des mere administration. Dette har betydning for den kontrakt- og leverandørstyring, der vil være nødvendig for effektiv styring af it-kontrakterne.
Kontraktreviewet medfører ofte, at organisationen bliver opmærksom på it-kontrakter, der skal opsiges, genforhandles eller måske kræver en yderligere gennemgang og opmærksomhed for at sikre korrekt leverance.
Gennemgang af kontraktvilkår og faktisk anvendelse af it-kontrakten
En kernedisciplin i IT Contract Management er gennemgang af kontraktvilkår sammenholdt med den faktiske leverance og anvendelse af it-kontrakten. For at sikre at organisationen får fuld valuta for pengene, skal it-kontrakterne gennemgås for krav til leverancen, ansvar og forpligtelser. En it-kontrakt bør således nedbrydes i elementer, der sikrer det fulde overblik over, hvilke krav både kunde og leverandør skal leve op til.
Organisationen bør sikre overblik over de faktiske krav til leverancen, tidsplaner og milepæle, Service Levels, sikkerhed, ændringsproces, bodsregime, vederlag, opsigelsesvilkår osv.
Ved gennemgang af it-kontrakten bør det således noteres, hvilke krav der er stillet til f.eks. driftsmiljøet – hvor mange miljøer er leverandøren forpligtet til at stille til rådighed, hvor mange servere indgår i prisaftalen, og hvor mange betales der faktisk for. Hvilke elementer dækker serviceaftalen over, og er de enkelte services på fast pris eller efter forbrug? Hvilke krav stilles til gennemførelse af test, og hvad er indeholdt i prisen? Hvad er kravene til ændringshåndteringsprocessen, og hvilke elementer er indeholdt i prisen allerede? Listen er lige så lang som kontraktens indhold.
Det kan umiddelbart synes som en tung opgave, men tiden er givet godt ud i forhold til at sikre it-kontraktens værdi. Og gennemgangen vil sikre, at organisationen modtager den bestilte leverance (hverken mere eller mindre) til den aftalte tid og den aftalte pris.
Når den praktiske del af øvelsen er gennemført, bør den opnåede viden udbredes i hele organisationen, således at hver forpligtelse forankres i den rette enhed med løbende opfølgning.
I mangel af specialiserede systemer kan alt dette faktisk styres i et regneark pr. kontrakt.
Etablering af standardiserede vilkår – brug erfaringerne i det fremtidige arbejde
Når der først er overblik, begynder organisationen også at få en bedre indsigt i, hvilke vilkår, rettigheder og pligter der skal reguleres i de eksisterende it-kontrakter, og hvad der skal danne basis for de fremtidige it-kontrakter. Næste skridt er derfor at få etableret standard it-kontraktskabeloner og -vilkår, der er godkendt af alle relevante enheder i organisationen inklusiv ledelsen. Standardskabeloner og -vilkår skal bygge på de erfaringer, der er opsamlet i de tidligere aktiviteter. Det vil være nødvendigt løbende at evaluere og tilpasse disse skabeloner. Vilkårene skal afstemmes i forhold til den risiko, organisationen ønsker i it-kontrakten. Når først organisationen begynder at arbejde med standarddokumenter, -vilkår og godkendelsesprocedurer, sikres højere kvalitet og ensartethed. Organisationen kan derfor allerede inden kontraktindgåelse vurdere risici og udforme en it-kontrakt med lav risiko fra starten og dermed sikre højest mulig investeringsafkast.
Også her kan det være en fordel, men ikke en absolut nødvendighed, at investere i et kontraktværkstøj, der kan fungere som en kontraktgenerator. På den måde kan standardinformationer registreres på forhånd og flettes ind i standardskabelonerne. Dette giver flere fordele, blandt andet mindskes risikoen for fejlindtastninger og inkonsistente bestemmelser, ligesom det ikke er nødvendigt at lave en efterfølgende gennemgang af materialet for at udpege kritiske oplysninger og manuelt registrere dem i et contract management-system – det sparer simpelthen en forretningsgang i processen hen mod god it-kontraktstyring.
Med disse tiltag er organisationen i gang med IT Contract Management – Rigtig god fornøjelse!
Vil du vide mere?
Så er du velkommen til at kontakte Pernille.
Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.